PMflex – Projektmanagement mit System

Wie das BVA die Verwaltung modernisiert

In Zeiten wachsender Anforderungen an die öffentliche Verwaltung wird professionelles Projektmanagement zu einem Schlüsselfaktor für Effizienz, Transparenz und Qualität. Mit PMflex hat das Bundesverwaltungsamt (BVA) ein praxisnahes, modulares und anschlussfähiges Projektmanagementsystem geschaffen, das nicht nur auf bewährte Methoden setzt, sondern auch die besonderen Herausforderungen im Behördenkontext berücksichtigt.

Was ist PMflex?

PMflex steht für einen ganzheitlichen Projektmanagementstandard, der speziell für die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Ziel ist es, Projektverantwortliche in Bundesbehörden dabei zu unterstützen, Projekte planbar, kontrollierbar und erfolgreich umzusetzen – unabhängig von Projektgröße oder -komplexität.

Die Methode ist flexibel (daher der Name) und modular aufgebaut. Sie umfasst vier zentrale Handlungsfelder:

• Projektmanagement
• Programmmanagement
• Portfoliomanagement
• Agiles Projektmanagement

Diese vier Disziplinen werden durch Leitfäden, Checklisten, Templates und Methodenbausteinen unterstützt. Darüber hinaus gibt es ein umfassendes Weiterbildungsangebot, das unter anderem E-Learning umfasst.

Die Methodik: Bewährtes adaptieren, neues integrieren

PMflex basiert auf etablierten Frameworks wie PM² (der Projektmanagementmethode der Europäischen Kommission, speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten) und der S-O-S-Methode (einer vom BVA speziell für Großprojekte entwickelten Qualitätssicherungsmethodik). Durch diese Kombination vereint PMflex internationale Standards mit praxisnaher Anpassung an den Behördenalltag in Deutschland.

Ein zentraler Bestandteil von PMflex ist das sogenannte Tailoring-Modell, die passgenaue Anpassung der Methoden auf den jeweiligen Projektkontext. Dabei wird jedes Projekt anhand von Kriterien wie Größe, Komplexität und strategischer Bedeutung in eine von drei Größenklassen (S, M, L) eingeordnet. Für jede dieser Klassen bietet PMflex spezifische Werkzeuge und Empfehlungen zu Rollen, Artefakten und Steuerungsmaßnahmen. Das ermöglicht eine maßgeschneiderte und zugleich standardisierte Umsetzung von Projektmanagementprozessen – ein wesentlicher Vorteil im behördlichen Kontext.

Praxisnah und anschlussfähig

Ein besonderes Merkmal von PMflex ist der Fokus auf Anwenderfreundlichkeit und Anschlussfähigkeit. Die Methode lässt sich problemlos mit anderen Standards kombinieren, etwa mit agilen Frameworks wie Scrum oder strategischen Portfoliomanagementansätzen.

Darüber hinaus ist PMflex vollständig kompatibel mit bestehenden Vorgaben - etwa dem IT-Projektmanagement des Bundes. Besonders im Kontext von IT-Vorhaben innerhalb der Bundesverwaltung unterstützt PMflex die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und etablierter Standards, etwa im Hinblick auf Dokumentation, Projektsteuerung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen. Damit erleichtert die Methode die standardkonforme Umsetzung von Projekten und trägt dazu bei, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Steuerbarkeit sicherzustellen. PMflex fügt sich nahtlos in die bestehende Verwaltungslandschaft ein und unterstützt Behörden bei der praktischen Umsetzung von IT- und Digitalisierungsprojekten.

PMflex definiert ein klares Rollenmodell, das zwischen der Auftraggeber- und der Auftragnehmerseite unterscheidet. Wichtige Rollen sind unter anderem Projektverantwortliche, Anforderungsmanagerinnen und -manger sowie das Projektkernteam. Jede Rolle hat klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten, was zu mehr Transparenz und Effizienz beiträgt.

Ein weiterer Vorteil: alle Materialien sind frei zugänglich und können von anderen Behörden genutzt und weiterentwickelt werden. Das fördert Wissenstransfer und Standardisierung innerhalb der Bundesverwaltung.

PMflex in der Anwendung: Ein Werkzeugkasten für Behördenprojekte

Das BVA hat PMflex nicht nur entwickelt, sondern auch selbst intensiv erprobt. Mittlerweile wird das System in zahlreichen Projekten eingesetzt – von kleineren Digitalisierungsvorhaben bis hin zu großen ressortübergreifenden Programmen.

Durch den modularen Aufbau eignet sich PMflex sowohl für klassische Wasserfallprojekte als auch für agile Projektstrukturen oder hybride Vorgehensmodelle. Das macht es besonders attraktiv für Behörden, die sich aktuell in der digitalen Transformation befinden.

Der Projektlebenszyklus in PMflex umfasst vier zentrale Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss. In jeder Phase kommen spezifische Steuerungsinstrumente zum Einsatz – etwa das Risikoprotokoll, Qualitätsprüfungen oder regelmäßige Statusberichte. Diese strukturierte Vorgehensweise unterstützt die kontinuierliche Kontrolle und Steuerung des Projekterfolgs.

PMflex bei adesso

Auch bei adesso findet PMflex Anwendung – insbesondere im Bereich der Beratung öffentlicher Auftraggeber. Als etablierter IT- und Projektpartner der öffentlichen Verwaltung nutzt adesso die Prinzipien von PMflex, um Projekte effizient, transparent und an den spezifischen Anforderungen der Behördenwelt ausgerichtet zu steuern.

Im Rahmen unserer IT-Consulting- und Projektmanagement-Leistungen für die öffentliche Verwaltung, aber auch im Kontext der Digitalisierung in der Verwaltung wird PMflex erfolgreich eingesetzt. Neben der Beratung integriert adesso PMflex in eigene Projektmanagement-Frameworks und bietet maßgeschneiderte Workshops sowie Schulungsmaterialien für interne und externe Stakeholder an. Dabei nutzen wir die Modularität von PMflex, um es gezielt in verschiedenen Projekten einzusetzen, was eine Automatisierung von Planungs- und Steuerungsprozessen ermöglicht. Durch kontinuierliche Feedbackschleifen mit den Kunden passen wir das Tailoring-Modell stetig an neue Anforderungen an und stellen sicher, dass Projektgrößen, Komplexität und behördliche Standards optimal berücksichtigt werden. Dieser integrierte Ansatz ermöglicht eine konsistente Steuerung von Projekten auf allen Ebenen, garantiert Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass regulatorische Vorgaben jederzeit eingehalten werden. Mit PMflex können wir unsere Beratungsleistungen an die unterschiedlichen Projektgrößen und Komplexitätsgrade anpassen und gleichzeitig etablierte Standards der öffentlichen Verwaltung berücksichtigen.

Mehr zum Thema Projektmanagement Office in der öffentlichen Verwaltung findet ihr in diesem Blog-Beitrag.

Fazit: PMflex bringt Struktur und Flexibilität in Einklang

Mit PMflex ist dem Bundesverwaltungsamt ein beachtlicher Schritt gelungen: Die Methode bringt Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in die Projektarbeit – ohne dabei die notwendige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus dem Blick zu verlieren. Gerade für die öffentliche Verwaltung, die sich zunehmend mit komplexen Vorhaben konfrontiert sieht, ist PMflex ein zukunftsweisendes Werkzeug.

Die Offenheit der Methode, der modulare Aufbau und das begleitende Schulungskonzept machen PMflex zu einem echten Erfolgsmodell für Behörden, die ihr Projektmanagement modernisieren und professionalisieren wollen.

Alle Informationen zu PMflex, inklusive Zugang zu den Leitfäden und Schulungsmaterialien, gibt es auf der offiziellen Website des BVA.