Ein ERP als Fundament für effiziente Bauprozesse

Den Traum vom Eigenheim umzusetzen ist für viele Menschen ein sehr emotionales Thema. Zum Wohl der Bauherren ist es wichtig, den komplexen Ablauf von der Idee bis zur Schlüsselübergabe und Bezahlung professionell zu steuern und durchzuführen.

Wendet sich ein Bauherr an Town & Country Haus, so wird ein lokaler Franchise-Partner diese Anfrage bis zum Vertragsabschluss betreuen. Die Abwicklung erfolgt durch einen bauenden Franchise-Partner, welcher die einzelnen Gewerke am Bau beauftragt und steuert. Um diesen Prozess zu standardisieren und zu verschlanken, entschloss sich Town & Country Haus, eine Digitalisierungsplattform auf Basis Microsoft Dynamics 365 einzuführen.

Der kaufmännische Teil dieser Plattform sollte die Implementierung des Cloud-betriebenen ERP Systems Business Central von Microsoft werden. Hierüber sollten alle vertraglichen Vereinbarungen und die dahinterstehenden Zahlungen verwaltet werden: Die Ratenrechnung des Franchise-Partners an den Bauherren sowie die Zahlung der Einkaufsrechnungen der ausführenden Gewerke und Lieferanten.

Um diesen mehrstufigen und über einen längeren Zeitraum gestreckten Ablauf in einer einheitlich hohen Qualität durchführen zu können, sollte ein prozess-orientiertes ERP-System eingeführt werden, welches alle am Bauprojekt beteiligten Partner nutzen.

Das ERP-System TC-Faktura ist dabei ein wichtiger Baustein der TC-NET Strategie, welche eine einheitliche und integrierte IT-Architektur für durchgängige Prozesse zum Ziel hat. Ein weiterer Teil davon ist das Microsoft Dynamics 365 CRM-System, welches die Abläufe rund um den Verkaufsprozess (TC-Kontakte) und die Überwachung der Bauausführung (TC-Bau) steuert.

Das Ziel bestand darin, eine neue Systemumgebung aufzubauen, in der alle Abläufe der Beteiligten und der ausführenden Gewerke in einem rechtlich gesicherten Rahmen abgebildet werden können. Es war wichtig, sicherzustellen, dass überall die jeweils gültigen und aktuellen Vorlagen, Dokumente und Prozesse zum Einsatz kommen. Diese Anforderung bildete eine wichtige Grundlage dafür, dass gegenüber den Kunden einheitlich über alle Bauvorhaben mit der gleichen hohen Qualität gearbeitet werden kann. Es musste also eine durchgängige Transparenz über den jeweiligen Stand eines jeden Bauvorhabens erreicht werden, damit Town & Country Haus bei Bedarf jederzeit steuernd im Sinne der Kunden eingreifen kann.

Durch die Standardisierung der Prozesse wurden die Prozessabläufe sehr transparent. Das führte dazu, dass in diesem Zuge einige betroffene Prozesse gleich im Rahmen des Einführungsprojektes optimiert werden konnten, bevor sie durch die neue ERP-Software abgebildet wurden.

Es wurde eine gezähmte Agilität angewendet: Der Projektablauf folgte insgesamt einem Wasserfall-Plan, während die Umsetzung und Entwicklung in Sprints erfolgten. Somit waren ausreichend Struktur und Flexibilität gegeben.

Gleichzeitig sorgte ein gut organisierter Kommunikationsplan für die Leistungs-Treue. Dieser Plan wirkte in unterschiedliche Richtungen: Einerseits wirkte er in das Projektteam, um ungewollte Änderungswünsche auf Zuruf zu vermeiden (Hey-Joe-Effekt). Andererseits wirkte der Kommunikationsplan auch nach außen zu den Anwenderinnen und Anwendern. Wie bei jedem Software-Projekt war auch dieses kein rein technisches Projekt. Gleichzeitig musste auch die Erwartungshaltung der Anwenderinnen und Anwender von Anfang an auf das richtige Ergebnis ausgerichtet werden.

Wie in jedem Projekt, so gab es auch hier unvermittelte Aufgaben und Herausforderungen. Hier hat das Team den entscheidenden Ausschlag für den Projekterfolg gegeben: Alle Beteiligten haben eine großartige Leistung abgegeben und sich stark mit dem Projekt identifiziert und eigenverantwortlich im Sinne des Projektes mitgedacht. Der Wille zur Leistung und zum Erfolg war bei allen Projektmitgliedern absolut überzeugend. Über eine direkte und respektvolle Kommunikation konnten alle Herausforderungen zu jedem Zeitpunkt transparent besprochen und somit auch professionell gelöst werden. So konnten auch schwierige Phasen gut gemeistert werden.

Die Übergabe des Systems an das Managed Services Team von adesso verlief reibungslos und sehr effizient. Somit war sichergestellt, dass das neue System vom Betriebsstart an weiterhin in den vertrauten Händen des Implementierungspartners adesso lag, und so gut betreut und weiterentwickelt werden konnte. Über die Managed Services werden u.a. auch die von Microsoft vorgegebenen One-Version Updates durchgeführt und getestet. Somit ist der kontinuierliche Betrieb für Town & Country Haus gesichert.

Das Ziel, eine integrierte Plattform für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abläufe zwischen den Bauherren, Town & Country Haus, dem bauenden Franchise-Partner und den ausführenden Gewerken aufzubauen, wurde erreicht. Dabei wurde ein GoBD-konformes System aufgebaut, welches heute allen Beteiligten die Sicherheit gibt, dass alle Abläufe richtig durchlaufen werden und rechtssicher dokumentiert sind.