Registermodernisierung

Eine effiziente Datenbasis

Moderner Datenaustausch für das Once-Only-Prinzip

Es gibt verschiedene große Digitalisierungsinitiativen für die Verwaltung, die gemeinsam Wirksamkeit entfalten:

  • Das OZG sorgt für einen niedrigschwelligen Zugang zu Verwaltungsleistungen.
  • Die RegMo erzeugt eine erhöhte Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, insbesondere bei der Unterstützung des Zensus.
  • Die SDG-Verordnung steht für eine länderübergreifende Bearbeitung von Verwaltungsleistungen.
  • Die EUDI-Wallet unterstützt den grenzüberschreitenden Austausch von Nachweisen.

Alle vier Themenbereiche zahlen auf eine flächendeckende Umsetzung des Once Only Prinzips ein: Alle Daten und Nachweise, die bei der Verwaltung vorliegen, sollen einfach wiederverwendet werden können.

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Kernelemente der Registermodernisierung

  • Registermodernisierungsgesetz (RegMoG)

    Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) schafft die Grundlage für eine einheitliche, digitalisierte Registerführung in Deutschland. Es besteht aus dem IDNrG und einigen weiteren Änderungen an bestehenden Gesetzen, die die Einführung des IDNrG in Verwaltungsprozesse ermöglichen. Kernbestandteil der technischen Umsetzung ist das National-Once-Only-Technical-System (NOOTS), das den rechtssicheren und registerübergreifenden Datenaustausch ermöglicht.

    Identifikationsnummerngesetz (IDNrG)

    Das Identifikationsnummerngesetz (IDNrG) ist Bestandteil des RegMoG und schafft den rechtlichen Rahmen für die Einführung einer persönlichen ID-Nummer auf Basis der Steuer-ID als zentrales Ordnungsmerkmal in Verwaltungsprozessen. Es ermöglicht eine eindeutige, registerübergreifende Zuordnung von Personendaten. Mit der Einführung vom IDA-Verfahren (Identitätsdatenabruf) und DSC (Datenschutzcockpit) werden automatisierte Datenabgleiche sowie transparente Kontrollmöglichkeiten für Bürgerinnen und Bürger gewährleistet.

  • Im Sinne des RegMoG werden modernisierte Register an drei föderale Komponenten angebunden:

    Nationale Once-Only-Technical System (NOOTS)

    Das NOOTS ist die zentrale Komponente für den Austausch von Nachweisen. Die Data Consumer (Online Dienste) rufen hier die benötigten Informationen ab, die Data Provider (Register) stellen die Informationen bereit.

    Identitätsdatenabruf (IDA)–Verfahren

    Das Identitätsdatenabruf (IDA)–Verfahren sorgt dafür, dass bestehenden Datensätzen die persönliche ID-Nummer (basierend auf der Steuernummer) zugeordnet wird.

    Datenschutzcockpit (DSC)

    Das DSC zeigt im Sinne der Transparenz die Abrufe von Daten mittels der persönlichen ID-Nummer.

  • IT-Planungsrat (ITPLR) / FITKO

    Der IT-Planungsrat setzt die strategische Richtung für die föderale Digitalisierung und legt gemeinsame Architektur- und Interoperabilitätsstandards fest. Die FITKO unterstützt ihn operativ, koordiniert zentrale Digitalisierungsprojekte und stellt föderale Basisdienste sowie technische Rahmenwerke bereit. Gemeinsam sorgen beide dafür, dass Registermodernisierung bundesweit einheitlich funktioniert über alle Ebenen hinweg.

    Steuerungsgruppe NOOTS

    Die Steuerungsgruppe NOOTS bündelt Bund- und Länderinteressen in der Umsetzung des OZG und der digitalen Verwaltungsmodernisierung und ist bei der FITKO verortet. Sie priorisiert Maßnahmen, orchestriert Erprobungsprojekte und sorgt dafür, dass die Umsetzung des NOOTS voranschreitet.

    Registermodernisierungs-Koordinatoren

    RegMo-Koordinatoren übernehmen in den Ländern die organisatorische Verantwortung für die Umsetzung der Registermodernisierung. Sie koordinieren die Abstimmung zwischen Landesbehörden, Kommunen und dem Bund, begleiten die Einführung gemeinsamer Standards und sorgen für eine konsistente Einführung von Identifikationsnummern, Datenqualität und technischen Vorgaben.

Wie funktioniert Registermoderinisierung?

Wir schauen uns den Nachweisdatenabruf mit Hilfe der Registermodernisierung anhand eines Beispiels an:

  • Schritt 1: Ein Bürger möchte einen Antrag stellen. Dafür meldet er sich im Online-Dienst an und erteilt seine Einwilligung zum Datenabruf.
  • Schritt 2: Der Online-Dienst stellt einen Nachweisdatenabruf an das NOOTS.
  • Schritt 3 (im Hintergrund): Das NOOTS hat im Hintergrund geprüft, um welchen Bürger es sich handelt, hierfür wird die eID des Antragstellers verwendet. Im weiteren Verlauf werden nur Datensätze für genau diese Person angezeigt.
  • Schritt 4a (im Hintergrund): Das NOOTS leitet die Anfrage an die passende nachweisliefernde Stelle (i.d.R. ein Register) in Deutschland weiter.
  • Schritt 5: Die nachweisliefernde Stelle liefert den angefragten Nachweis und das NOOTS leitet diesen Nachweis zur Darstellung an den Online-Dienst weiter.
  • Schritt 6: Der Nachweis wird dem Bürger im Online-Dienst angezeigt und kann dort dem Antrag direkt angehängt werden.

Das IDA-Verfahren bietet somit die Grundlage für die Identifizierung geeigneter Datensätze durch die ID-Nummer. Die Protokolldaten zu den Nachweisdatenabrufen, die bei den nachweisliefernden Stellen erzeugt werden, werden während des Prozesses im Datenschutzcockpit auffindbar gemacht.

Der eigene Reifegrad

Klarheit über den Ist-Zustand gewinnen und sinnvolle Vorbereitungen anstoßen

Verschiedene vorbereitende Tätigkeiten sind für die Registermodernisierung auf allen föderalen Ebenen notwendig:

  • Rollen (und Arbeitsschritte) innerhalb der eigenen Organisation bestimmen
  • Eigene Abläufe erheben und auf Digitalisierungspotenziale untersuchen (Prozessmanagement)
  • Übersicht Register (Registerlandkarte & Datenstruktur) und deren Reifegrade gewinnen
  • Übersicht über die Verträge mit IT-Dienstleistern gewinnen
  • Für Kommunen: Kontakt zu der RegMo-Koordination des eigenen Landes aufbauen
  • Für Landes- und Bundesbehörden: Ansprechpartner für die Fachministerkonferenzen identifizieren

Was Verwaltungen heute schon vorbereiten können

Auch unabhängig von den konkreten Vorhaben im Bereich Registermodernisierung können Verwaltungen mehrere Schritte angehen, um gut vorbereitet zu sein. Dabei geht es vor allem darum, die eigenen Datenbestände digital in Benutzung zu versetzen. Folgende Themen zahlen darauf ein:

  • Change-Management

    Aktuell besteht viel Unsicherheit hinsichtlich der eigenen Aufgaben in der Registermodernisierung. Technische und organisatorische Themen werden miteinander vermischt, sodass das gesamte Thema von einer einzelnen Person schwer zu greifen ist. Wir empfehlen daher eine konsequente Trennung von organisatorischen Vorarbeiten und technischen Umsetzungsprojekten. Eine konsequente Begleitung im Change-Management unterstützt Ihre Organisation dabei, ein klares Bild für die nächsten Schritte zu entwickeln und zu kommunizieren.

  • Prozess- und Anforderungsmanagement

    Die Registermodernisierung greift tief in die etablierten Verwaltungsprozesse ein. Umso wichtiger ist es, die eigenen Prozesse zu erheben und einen Überblick über mögliche Optimierungspotenziale zu gewinnen. Die Abbildung von Prozessen und Anforderungen an IT-Systeme legt die Grundlage für eine spätere Einführung von digitalen Lösungen.

  • Digitalisierung

    Die eigenen Datenbestände müssen digitalisiert zur Verfügung gestellt werden. Aktuell befinden sich Daten in unterschiedlichen Reifegraden (z.B. im altbekannten Ordner), diese müssen in abrufbare Datenbanken überführt werden. Hierbei helfen unterschiedliche Tools, z.B. Scandienste oder Importfunktionen. Die ORP bietet hierfür eine CSV-Importfunktion an.

  • Innovationsmanagement

    Bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen lohnt es sich, neue Möglichkeiten mitzudenken. Die Erkenntnisse aus gutem Prozessmanagement und untersuchten Digitalisierungsmöglichkeiten fließen in einem strukturierten Innovationsprozess ein, damit neue Ideen zur Durchführung der Verwaltungsleistung generiert werden.

Sie sind noch unsicher, wie diese Themenbereiche verknüpft werden können und was möglich und vor allem individuell sinnvoll ist? Wir teilen gern unsere Erfahrungen aus bestehenden Projekten. Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

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Für die technische Umsetzung der Registermodernisierung bieten wir eine niedrigschwellige Plattform an, die Online Register Plattform. Damit können Register in wenigen Minuten erstellt und anschließend digital verwendet werden. Um die Anbindung an die RegMo-Komponenten kümmert sich die Plattform zentral.

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Vom Plan zur Praxis

Schritt für Schritt die Umsetzung planen und durchführen

Aktueller Stand des NOOTS und NOVA-Plattform

Das NOOTS besitzt verschiedene Ausbaustufen. Die Referenzumgebung wird Anfang 2026 bereitgestellt und damit sind auch Anschlüsse von unterschiedlichen Data Consumern und Providern möglich. Das NOOTS wird bis 2028 weiterentwickelt, bis es seine Endausbaustufe erreicht hat. Mehr Infos dazu gibt es auf den Seiten des Bundesverwaltungsamtes, welches als Registermodernisierungsbehörde verantwortlich für die Umsetzung des NOOTS ist.

Die NOVA-Plattform ist die zentrale Anlaufstelle für die Registrierung zum Anschluss. Sie ist bereits jetzt geöffnet, Voraussetzung für die Nutzung ist ein Unternehmenskonto.

Wir empfehlen zusätzlich zu der Verwendung der NOVA-Plattform die Klärung der beteiligten Rollen und den Entwurf eines organisationseigenen Anbindungsprozesses, der mit den IT-Dienstleistern besprochen wird.

Zielbild eines modernen Registers

Die Grundlage für ein modernes Register ist ein digitaler Datenbestand in Benutzung. Darauf aufbauend werden neben einem Anschluss an das Netz des Bundes verschiedene Schnittstellen für die Anbindung an die RegMo-Komponenten (NOOTS, IDA, DSC) benötigt:

  • Eine Schnittstelle mit XBasisdaten, um das IDA-Verfahren anzubinden
  • Eine Schnittstelle mit XDatenschutzcockpit, um das Datenschutzcockpit anzubinden
  • Eine Schnittstelle mit XNachweis sowie einen Sicheren Anschlussknoten, um das NOOTS anzubinden.
  • Weitere lesende Zugriffe, die für weitere Initiativen genutzt werden können (z.B. Open Data)

Unser Portfolio

Als Unternehmen, das gleichermaßen Beratungsleistungen anbietet sowie Softwareentwicklungsprojekte durchführt, können wir bei allen auf dieser Seite angesprochenen Punkten unterstützen. Wir konzentrieren uns dabei auf folgende Leistungen:

Wegweiserworkshop

Ein einem eintägigen Workshop vor Ort legen wir mit Ihnen gemeinsam die organisatorischen Grundlagen für eine erfolgreiche Umsetzung. Wir schauen auf die erforderlichen Rollen und Strukturen in ihrer Organisation, und wie diese an den Zielen der Registermodernisierung ausgerichtet werden können. Damit der Workshop an ihren individuellen Bedürfnissen ausgerichtet ist, sammeln wir Informationen zu ihren Wünschen und Bedarfen vorab per Fragebogen ein.

Aufbau einer Registerlandkarte

Wir erstellen für Ihre Organisation eine Übersicht über bestehende Register und deren Ansprechpartner. Das ist die Grundlage für die Planung von Digitalisierungsvorhaben. Dabei orientieren wir uns an der bundesweiten Registerlandkarte, damit die Ergebnisse direkt weiterverwendet werden können.

Prozessanalyse und -entwicklung

Gemeinsam mit Ihnen untersuchen wir Ihre Verwaltungsprozesse und erarbeiten pragmatische Lösungen und Anpassungen, damit Sie von den Entwicklungen der Registermodernisierung bestmöglich profitieren können.

Untersuchung der Datenqualität

Das IDA-Verfahren ist auf saubere Daten angewiesen, sonst kann die Zuordnung der ID-Nummer zu bestehenden Datensätzen nicht funktionieren. Wir schauen uns ihre Datenbestände an und prüfen diese auf herkömmliche Fehler (wie doppelte Einträge, falsche Zeichensätze, leere Felder) und setzen in Zusammenarbeit mit Ihnen gemeinsam Verbesserungen um.

Voruntersuchung von bestehenden Datenstrukturen

Für die nachhaltige Modernisierung von Registern reicht es nicht nur, wenn die Datenfelder bekannt sind. Ergänzend dazu müssen auch die Inhalte dieser Felder bekannt werden. Wir kombinieren FIM-Expertise mit fachlichem Know-how, um Ihre Nachweistypen für das NOOTS zu beschreiben. Bei einer geplanten Einführung der ORP erarbeiten wir direkt Vorschläge im Einklang mit den Möglichkeiten der Plattform.

Architekturberatung

Aus unseren bisherigen Implementierungen im Rahmen des Register-as-a-Service Wettbewerbes und der Open Register Plattform haben wir viele Erkenntnisse gewonnen, was die Bereitstellung eines Registers in der Cloud betrifft. Diese Erkenntnisse teilen wir mit unseren Kunden und ebnen den Weg in eine cloudbasierte Speicherung von Datenbeständen der Verwaltung.

Individualentwicklung von Registern

Selbstverständlich entwickeln wir Register mit individuellen Anforderungen von Grund auf neu. Dabei fließt unsere gesammelte Expertise aus Softwareentwicklungsprojekten sowie eGovernment-Projekten ein.

Einführung der ORP und Überführung von bestehenden Registern

Wir führen die ORP bei Ihnen ein bilden damit verschiedene Datenbestände ab. Bei bestehenden Lösungen begleiten wir Sie bei der Migration Ihrer Daten in die neue Plattform oder bei der Synchronisierung mit vorhandenen Systemen, damit keine Unterbrechung im Service entstehen.

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Keine Webseite und keine Broschüre kann das persönliche Gespräch über Ihre Ziele und Ihre Themen ersetzen. Wir freuen uns auf einen Termin bei Ihnen vor Ort.