Kostentransparenz für Prüf- und Diagnostiklabore

Wie integrierter Cost Pricing Calculation Ihr Testportfolio und Profitabilität transformiert

Als Berater für Laboratory Excellence begleite ich regelmäßig Labororganisationen, die in einem Spannungsfeld aus Regulierung, Volatilität und Komplexität agieren. Was mir dabei immer wieder begegnet: Portfolioentscheidungen werden zu oft aus dem Bauch heraus getroffen. Die Gründe dafür sind tiefgehender und sind meist der nicht ausreichenden Datenlage geschuldet. Genau hier setzt meine Arbeit an: echte Transparenz über Vollkosten bis auf Parameterebene herstellen, Entscheidungen objektivieren und Ergebnisbeiträge sichtbar machen. Denn unsere Kunden stellen sich berechtigterweise strategische Fragen wie: „Welche Testparameter sind tatsächlich profitabel?“, „Welche Tests sollte ich inhouse durchführen oder gegebenenfalls subcontracten?“ oder „Wo lohnt sich eine Konsolidierung von Tests und Ressourcen an Standorten?“.

Zumeist sind in unseren Projekten schnell signifikante Verbesserungen im Ergebnis und in der Steuerungsfähigkeit möglich, sofern integriert alle Komponenten eines Vollkostencontrollings im Laborumfeld betrachtet werden. Dazu zählen neben der Erfassung von Ist-Verbräuchen im Labor auch die Einbeziehung der vorhandenen Reportingstrukturen und die Verständigung auf ein einheitliches Kostenschema. Unter diesen Vorzeichen erzielen Labororganisationen messbare Ergebnisse in ihrem P&L und nicht theoretische Modelle.

Warum Labororganisationen die Kostentransparenz fehlt

Unabhängig vom Laborsegment, von beispielsweise Lebensmittel- über Umwelttesting bis zur medizinischen Diagnostik, beobachten wir ähnliche Muster:

• Hohe Portfolio-Komplexität: Hunderte Parameter, unterschiedliche Messmethoden, variable Abläufe, kleine Volumina führen zu einer Unklarheit von direkten und indirekten Kosten. Das verschleiert die tatsächliche Profitabilität einzelner Tests.
• Heterogene P&L-Logiken: Standorte verbuchen Gemeinkosten, Umlagen und Abschreibungen unterschiedlich. So entstehen verzerrte Wirtschaftlichkeitsbilder, die Entscheidungen erschweren.
• Schätzwerte statt Ist-Daten: Arbeitszeiten, Messzyklen, Reagenzienverbrauch oder Geräteeinsatz werden oft angenommen statt gemessen. Das führt zu Unschärfen, die sich summieren.
• Kein integriertes Kosten-Reporting: LIMS und ERP sind häufig vorhanden, aber es fehlt die Brücke zu einem belastbaren BI-System, das reale Probenzahlen, Ist-Verbräuche und Vollkosten bis auf Parameter-Ebene zusammenführt.

Die Konsequenz spüre ich mit jedem Managementgespräch: Ohne belastbare Kostentransparenz bleiben Entscheidungen über Outsourcing, Konsolidierung, Preisstrategien oder Investitionen spekulativ. Chancen auf Effizienz und Wachstum bleiben ungenutzt.

Praxisbeispiel: Eine Laborkette optimiert ihr Portfolio durch echte Kostentransparenz

In einem europäischen Netzwerk aus Lebensmittel- und Umweltlaboren haben wir von adesso Life Sciences eine parametergenaue Vollkostenanalyse etabliert. Das Unternehmen betrieb mehrere Standorte in DACH sowie Ost- und Südeuropa, war unter anderem DAkkS-akkreditiert und bediente Industrie wie öffentliche Auftraggeber. An einzelnen Standorten wurden über 600 Parameter angeboten – mit entsprechend breitem Testportfolio und fehlender Kostentransparenz. LIMS und ERP waren vorhanden, doch ein standortübergreifendes BI-Kostenreporting fehlte.

Die bisherige Kalkulation war aus Managementsicht unzureichend für Portfolioentscheidungen: uneinheitlich je Standort, teilweise pauschal, nicht auf Ist-Werten basierend. Die relevanten Fragen lagen auf der Hand: Welche Parameter sind profitabel? Lohnt sich eine Konzentration an bestimmten Standorten? Wo ist Outsourcing wirtschaftlich sinnvoll?

Unser Ansatz: Es wurde ein tiefgehendes Labor-Shadowing durchgeführt, reale Verbräuche erhoben und ein einheitliches Kalkulationsschema eingeführt. So entstand Transparenz für jeden Test, jede Testgruppe und jede Laborlinie, standortübergreifend konsistent.

Die Ergebnisse im Überblick:

• präzise Ist-Kosten pro Parameter statt pauschaler Annahmen,
• klar quantifizierbare Deckungsbeiträge je Standort,
• fundierte Make-or-Buy-Entscheidungen,
• ein konsistentes, optimiertes Testportfolio und
• eine signifikante, messbare EBITDA-Steigerung.

Was Kundinnen und Kunden wirklich weiterbringt

Wenn ich von Kundennutzen spreche, meine ich nicht „Dashboards um der Dashboards willen“, sondern Steuerungsfähigkeit und Ergebniswirkung. Aus Projekterfahrung sind besonders diese Effekte spürbar:

• Ist-Kosten pro Parameter, realistisch und belastbar: Keine Schätzlogik, sondern gemessene Arbeits- und Messzeiten, realer Verbrauch und saubere Umlagen.
• Harmonisierte Kalkulationslogik über alle Standorte: Endlich Vergleichbarkeit und konsistente KPI, unabhängig vom Standort.
• Nahtlose Einbindung ins bestehende Reporting: LIMS/ERP bleiben das Rückgrat; BI wird zum entscheidenden Blick auf Profitabilität.
• Objektive Entscheidungen: Portfolio, Preise, Investitionen – faktenbasiert statt Bauchgefühl.
• Direkter P&L-Impact: Verbesserte Deckungsbeiträge, klare Fixkostenverteilung, belastbare Preisstrategien und Angebotskalkulationen (inklusive Skaleneffekte).
• Schneller Nutzen: Ein sofort einsatzfähiges Power-BI-Reporting sorgt für schnelle Sichtbarkeit und Akzeptanz.

Daraus erhalten Labororganisationen kurzfristig wertvolle Analysen, um ihr Testportfolio zu optimieren und unprofitable Parameter zu identifizieren. Darüber hinaus können klare Entscheidungsvorlagen über internes Halten von Testparametern, Konsolidieren an Standorten oder Fremdvergabe getroffen werden. Der positive EBITDA-Effekt stellt sich dadurch zumeist zeitnah ein.

Warum dieser Ansatz auf die Besonderheiten der Laborbranche zugeschnitten ist

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es entscheidend sowohl operative Verbräuche in Form von Labor-Shadowing zu erfassen, als auch die Controlling-Sichtweise abzudecken. Idealerweise berücksichtigt dieser Ansatz die Besonderheiten von Prüf- und Diagnostiklaboren, wie denen eines akkreditierten und regulierten Umfeldes (zum Beispiel DAkkS, ISO 17025, GxP). Wichtig ist, dass Lösungen nicht „von der Stange“ kommen, sondern in bestehende LIMS-/ERP-Landschaften integriert werden. Das heißt für uns technologieagnostisch, mit klarem Fokus auf Data Integrity, Data Warehousing, BI und eine konsistente Kostenträgerlogik, zu sein. So bleibt das Modell nicht nur praxistauglich, sondern liefert dem Management fortlaufend eine kontinuierliche Entscheidungsgrundlage im Alltag.

Das adesso-Vorgehen zur Cost Pricing Calculation

Das Vorgehen wird üblicherweise in fünf Phasen umgesetzt, die individuell an das Set-Up des Kunden angepasst werden.

Phase 1 – Datenbasis & Harmonisierung

• Zusammenführung aller relevanten Daten aus bestehender Software-Landschaft (LIMS, ERP, Order Entry/Registrierung, Labor-Middleware) und Data Integrity,
• der Aufbau eines Data Warehouse und
• die Definition einer einheitlichen Daten- und Umlagenlogik.

Phase 2 – Shadowing im Labor

adesso-Teams begleiten Laborabläufe vor Ort, um reale Werte zu erfassen:

• tatsächliche Arbeitszeiten,
• effektive Messzeiten,
• Reagenzien- und Verbrauchsmaterialien und
• Geräteeinsätze.

Phase 3 – Kostenmodellierung

Auf Basis der Ist-Daten wird ein standortübergreifendes, einheitliches Kalkulationsschema aufgebaut:. Dazu zählen:

• Geräte- und Infrastrukturkosten,
• Standort- und Konzernumlagen,
• Abschreibungslogiken,
• Mitarbeiterkosten pro Parameterund
• Kosten pro Messzyklus.

Phase 4 – Rollout & Reporting

• Ausrollen des Schemas über alle Standorte,
• automatisierte KPI-Berechnungsowie
• der Aufbau eines Power-BI-Reportings mit:

  • Parameter-Deckungsbeiträgen,
  • Profitabilitätsampel,
  • Standortvergleich und
  • Portfolio-Heatmaps.

Phase 5 – Managementsteuerung

Eine tagesaktuelle Portfolioanalyse, dargestellt als BI-Dashboard, legt den Grundstein für strategische Entscheidungen, wie:

• Interne vs. externe Durchführung (Make-or-Buy) von Tests,
• Konsolidierung von Tests,
• Preisanpassungen,
• Kapazitäts- und Auslastungsoptimierungenund
• Skalierungsentscheidungen.

Mein Fazit aus der Praxis

Entscheidend ist nicht das „Ob“, sondern das „Wie“ der Kostentransparenz. Wenn Ist-Daten sauber erhoben, Umlagen konsistent modelliert und Reportingstrukturen schlank integriert werden, entsteht eine neue Qualität der Steuerung: Kostenträger werden greifbar, Deckungsbeiträge nachvollziehbar und Portfolios aktiv gestaltbar. In der Summe resultiert daraus ein messbarer EBITDA-Beitrag – und zwar nachhaltig.

Wenn ihr ähnliche Herausforderungen sehu, lohnt es sich, den ersten Schritt über verlässliche Daten und ein klares Modell zu gehen. Genau dort beginnen wir in der Zusammenarbeit: mit einem Fokus auf Umsetzbarkeit, Akzeptanz im Laboralltag und Ergebniswirkung.

adesso Life Sciences Laboratory Excellence im Überblick

• Tiefes Labor-, Prozess- und IT-Verständnis
• Langjährige Projekterfahrung in Prüf-, Diagnostik-, Pharma- und R&D-Laboren
• Fokus auf Implementierung und realen business impact
• Weitreichendes Partnernetzwerk zu Labor-Software-Providern (Order Entry, LIMS, LIS, ELN)
• Innovative KI-Lösungen für Effizienzsteigerungen in Laboren
• Unabhängige Beratung und technologieagnostisch