Automatisierte Erstellung von Anleitungen in Behörden

So lief es bisher

Wiederkehrenden Fragen, Fehleranfälligkeiten und Unsicherheiten

In den Büros öffentlicher Verwaltungen ist die Atmosphäre oft von wiederkehrenden Fragen und Unsicherheiten geprägt. Antragstellende, ob Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen, fühlen sich häufig überfordert von den komplexen Formularen und den zahlreichen Prozessen. Jedes Dokument, jeder Antrag, jede Dienstleistung scheint eine detaillierte Anleitung zu benötigen. Sachbearbeitende beantworten kontinuierlich dieselben Fragen, erläutern dieselben Prozesse und geben immer wieder die gleichen Hilfestellungen. Dieser manuelle und repetitive Ansatz ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und ineffizient.

Öffentliche Verwaltungen suchen daher kontinuierlich nach Möglichkeiten, die Digitalisierung voranzutreiben, Verwaltungsprozesse zu straffen und medienbruchfreie Dienstleistungen für alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu schaffen. Diese Herausforderung der öffentlichen Verwaltung wird durch den demografischen Wandel weiter verschärft. Da der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte kontinuierlich zunimmt, wachsen Personallücken tendenziell eher, als dass sie schrumpfen.

Die öffentlichen Verwaltungen erkennen, dass attraktive Beschäftigungsbedingungen unerlässlich sind, um im Wettbewerb qualifiziertes Personal zu gewinnen. Eine Automatisierung dieser beschriebenen repetitiven Aufgaben im Tagesgeschäft könnte daher ein probates Mittel darstellen, Mitarbeitende in Behörden gezielt zu entlasten und die öffentliche Verwaltung personell zukunftsfähig zu machen.

Die Rolle der KI:

Ein Tool, basierend auf künstlicher Intelligenz (KI), kann dabei unterstützen, bildbasierte Anleitungen zu generieren. Während Mitarbeitende eine Software bedienen, ein Formular ausfüllen oder einen Prozess durchlaufen, zeichnet das KI-gestützte Programm den gesamten Vorgang auf. Mithilfe von Computer Vision kann das KI-Tool automatisch relevante Stellen und Klickabfolgen erkennen beziehungsweise diese mitschneiden. Aus diesen Aufzeichnungen generiert das KI-Tool automatisch hochwertige, benutzerfreundliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsmaterialien und Erklärvideos. Diese Materialien können je nach Zielgruppe und Bedarf modifiziert werden. KI ermöglicht es, diese Anleitungen in Echtzeit zu erstellen, zu aktualisieren und zu personalisieren, wodurch diese immer auf dem neuesten Stand und relevant für die jeweilige Nutzergruppe sind.

So könnte es sein

Verständliche und visuell ansprechende Anleitungen, steigende Zufriedenheit und Effizienz

Die Einführung des KI-Tools revolutioniert den Informations- und Schulungsprozess in Behörden, Ministerien und weiteren öffentlichen Einrichtungen. Anstatt Anleitungen händisch zu erstellen, können Mitarbeitende nun auf eine umfangreiche Bibliothek von automatisch generierten, qualitativ hochwertigen Anleitungen und Videos zugreifen und diese den Antragstellenden zum Beispiel auf der Behördenwebsite zur Verfügung stellen. Diese Ressourcen können je nach Bedarf angepasst, aktualisiert und erweitert werden. Die Implementierung des KI-Tools hat die Interaktion zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Verwaltung verbessert.

Antragstellende können nun auf klare, verständliche und visuell ansprechende Anleitungen zugreifen, die ihnen helfen, ihre Anträge korrekt und effizient auszufüllen. Dies reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand für die Mitarbeitenden, sondern erhöht auch durch die niederschwellige und bedarfsgerechte Kommunikation die Zufriedenheit und das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung.

Zudem profitieren auch neue Mitarbeitende von diesen Materialien, zum Beispiel während ihrer Einarbeitungsphase. Darüber hinaus kann dieses intelligente und per Schlagwort durchsuchbare Archiv von Videoanleitungen als kontinuierlich wachsende Wissensbasis auch für Bestandsmitarbeitende genutzt werden. Durch die Automatisierung dieser Routineaufgaben können Ressourcen effizienter eingesetzt, Fehler reduziert und kann die allgemeine Produktivität gesteigert werden.

Insgesamt kann das KI-Tool die Art und Weise, wie öffentliche Verwaltungen arbeiten, und die Kommunikations- und Interaktionskanäle für die Bürgerinnen und Bürger hinsichtlich Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit deutlich verbessern. Die videobasierte KI-Anwendung ist ein gutes Beispiel dafür, wie moderne Technologie dazu beitragen kann, traditionelle Prozesse zu verbessern, Effizienz zu steigern und einen besseren Service für alle Beteiligten zu bieten.

Sie haben Fragen?

Keine Webseite und keine Broschüre kann das persönliche Gespräch über Ihre Ziele und Ihre Themen ersetzen. Wir freuen uns auf einen Termin bei Ihnen vor Ort.

Verwaltung digital erleben


Als starker Partner evaluieren wir gemeinsam mit Ihnen die Chancen der digitalen Transformation und sorgen mit dem gezielten Einsatz moderner IT für die Optimierung Ihrer Kerngeschäftsprozesse und Fachverfahren. Profitieren Sie von unserem Branchen-Know-how sowie von unserer weitgreifenden fachlichen, technischen und methodischen Expertise aus einer Vielzahl von Veränderungsprojekten.