Digitales Veranstaltungs­management

Die Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG (HÄVG) bietet eine Vielzahl von Veranstaltungen und Fortbildungen für Hausarztpraxen an und hält die Interessenten mit Infomails und Newslettern auf dem Laufenden. Zusätzlich sind in den vergangenen Jahren Online-Fortbildungsmaßnahmen wie Webinare zu einem festen Bestandteil geworden. Mit zunehmenden Aktivitäten wurde es immer schwieriger, Daten wie Teilnehmerlisten, Anmeldungen oder Auswertungen zu kategorisieren und zu qualifizieren. Veranstaltungsanmeldungen per Fax, eine heterogene Systemlandschaft sowie die dezentrale Verteilung von Datensätzen mündeten in viel manueller Arbeit. Tätigkeiten wie die händische Durchführung von Datenimporten, die Pflege von Verteilerlisten und der Mail-Versand nahmen zu. Zum Anmeldeverfahren der HÄVG-Veranstaltungen waren noch keine einheitlichen Prozesse vorhanden.

Das Ziel der HÄVG war es, eine bessere Übersicht über sämtliche Abläufe zu erlangen und mithilfe von Automatisierungen einerseits die Fehleranfälligkeit zu reduzieren sowie andererseits die Effizienz zu steigern. Dabei standen die datenschutzkonforme Kommunikation und die zentrale Datensteuerung mit dem zusätzlichen Effekt, eine 360°-Sicht auf Kundinnen und Kunden zu bekommen, im Fokus. Diese Rundumsicht sollte zudem einen gezielten Versand von Veranstaltungseinladungen und personalisierten Marketingaktivitäten enthalten.

Für die angestrebten Ziele wurde eine CRM-Lösung entwickelt. Neben der Salesforce Sales Cloud nutzt die HÄVG jetzt die Salesforce Marketing Cloud. Bereits bekannte Standardmodule in der Sales Cloud, wie zum Beispiel das Kampagnenobjekt zur Veranstaltungs- und Versandplanung und die Selektion über Berichte zur Zielgruppendefinition, wurden von adesso kundenspezifisch weiterentwickelt.

In der Konzeptionsphase wurden die Anforderungen an das System im Hinblick auf zukünftige Prozesse definiert. In der zweiten Phase folgte die Erstellung des Solution Designs von adesso. Im Rahmen der agilen Projektumsetzung wurden Sprint für Sprint die ersten Grundelemente umgesetzt, sodass diese gemeinsam mit den Verantwortlichen stetig verbessert und ausgebaut werden konnten. Der automatisierte und hochpersonalisierte E-Mailversand ist nun ein Teil des Veranstaltungsmanagements und kann in der Sales Cloud in der Kampagne über das Modul Distributed Marketing gestartet werden. Das Modul ermöglicht es, Text- und Bildinhalte der E-Mails, wie beispielsweise Veranstaltungsankündigungen, direkt in der Sales Cloud zu kreieren und anzupassen.

Dank der Bündelung aller Kundendaten ist die ganzheitliche, transparente Kundensicht (zum Beispiel auf Präferenzen oder Teilnahmehistorien) nun möglich. Veranstaltungsinfos und weitere Marketingmaßnahmen können dadurch gezielter und datenschutzkonform an die Hausärztinnen und Hausärzte ausgespielt werden. Außerdem beschleunigen automatisierte Kommunikationsprozesse die Bearbeitung, was zu einem deutlich effizienteren, passgenauen Veranstaltungsmanagement und einer geringeren Fehlerquote führt. Durch die große Flexibilität der Salesforce-Plattform können Änderungen an den E-Mails oder der Kampagne bei Bedarf zügig selbst vorgenommen werden.