SAP S/4HANA als digitaler Kern

Der Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer Hamburg (LSBG) stand vor größeren Herausforderungen. Neben der internen Wahrnehmung, dass ein Potential zur Verbesserung der IT-Unterstützung in den Geschäftsprozessen vorhanden sei, wurden auch von externen Stakeholdern Anforderungen an den LSBG herangetragen, die eine Erweiterung der aktuellen IT-Anwendungslandschaft erforderten. Die Finanzbehörde, als ein wichtiger externer Stakeholder, sah eine Überführung aller Landesbetriebe auf die SAP-HANA-Architektur vor. Der LBSG hat dabei als Pilot-Landesbetrieb in einer ersten Welle fungiert.

Der LSBG hat sich 2020 für SAP als Softwarehersteller entschieden, um ein hochintegriertes IT-System bereitzustellen, das Medienbrüche in großen Teilen der Prozesslandschaft des LSBG, im Kerngeschäft und in den kaufmännischen Prozessen, eliminiert. Im Rahmen des Vorprojektes „Initiierung Programm SAP S/4HANA – Digitaler Kern des LSB“ wurde 2020 bis 2021 im LSBG mit einem adesso Team die Ziel-Architektur, welche die Anforderungen des LSBG und der weiteren Stakeholder erfüllt, so wie die Roadmap für den Zeitraum ab 01.07.2021 bis Anfang 2024 erarbeitet. Auf Basis dieser Roadmap schuf das Programm „SAP S/4HANA – Digitaler Kern des LSBG“ einen zukunftsfähigen LSBG.

Das Programm unterstützte sowohl die fachliche Weiterentwicklung des LSBG als auch das Voranschreiten der Digitalisierung der durch den LSBG genutzten Informationsgegenstände. Neben den durch die Finanzbehörde getriebenen Standardisierungen im Bereich End-to-End Prozesshaus ist das Programm auch digitaler Wegbereiter für viele Handlungsstränge im Unternehmenskonzept des LSBG.

Das Ziel des Programms war eine Roadmap mit voneinander abhängigen Projekten zu strukturieren und die Abarbeitung bestmöglich zu unterstützen. Die Projekte wurden in die folgende Streams eingeteilt:

Steuerung des operativen Tagesgeschäfts

• Umstellung auf S/4HANA und Sicherstellung buchhalterischer Durchgängigkeit
• Verwaltung von Bauprojekte und Daueraufgaben mit SAP

Asset Life-Cycle: Daten zu den Assets welche im LSBG betreut werden

• Einführung eines zentralen Objektverzeichnis
• Verwaltung von Assets

Reporting/Monitoring: Die Anforderungen der Stakeholder an Informationsbedarf umsetzen

• Aufbau von Flexible Reporting- und Monitoring-Lösungen
• Flexible Erstellung und Verwaltung von Reports/Monitor

Von 2021 bis 2022 wurde die SAP-Umgebung in fünf Projekten modernisiert und erweitert. Weitere Projekte folgten ab 2023. Dabei wurde die Bauprojektsteuerung integriert, wiko und Investplanungsliste wurden abgelöst. Ein leicht individualisierbares Berichtswesen mit Zugriff auf aktuelle Daten wurde aufgebaut und der Objektbezug zum Bauwerk maßnahmenübergreifend ermöglicht.

• Bildung der Daten-Grundlagen für weitere Effizienzsteigerungen in der Verwaltung
• Erhöhung der Qualität und Nutzungsdauer des Asset-Vermögens der FFH, durch bessere Information zum aktuellen Zustand
• Erhöhung der Stakeholder Zufriedenheit durch eine optimale Informationsbereitstellung
• Schaffung einer Datenbasis für weitere Innovationsmöglichkeiten. Auf Basis der Daten könnten neue IT-Anwendungen aufgebaut werden, wie Services zur Information von Bürgerinnen und Bürger
• Automatisierung von Prozessen in der Verwaltung, wie automatische Rechnungseingangsprüfung
• Bessere Variantenplanung bei Veränderungen der Prioritäten der beauftragenden Behörden für Baumaßnahmen realisiert werden

Der Kunde wird seit 2020 durch adesso betreut. Dabei leistet adesso Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das umfangreiche SAP-Programm. Das Programm setzt unter anderem folgende SAP-Lösungen für den LSBG um: FI, CO, MM, SD, GEF, EAM und AIN, EPPM, PS, SAP Asset Central, SAC und CATS. Davon wurde ein Teil als Cloudlösungen geplant. Die Gesamtlösung ist dabei möglichst nah am SAP-Standard ausgerichtet.

Die Herausforderungen für das Programm lagen zum einen darin, dass die organisatorischen Veränderungen, die kundenseitig für die Nutzung der neuen IT-Landschaft umgesetzt werden müssten, in Einklang mit technischen Einführungsterminen zu planen waren. Mit zielgruppenspezifischen Change- und Kommunikationsansätzen nach der Prosci Methodik (3-Phasen-Prozess, PCT-Modell und ADKAR-Modell), sowie einer geplanten Entzerrung der organisatorischen und technischen Go-Live begegnete das Programm diesen Herausforderungen.

Zum anderen musste mit der Vielfalt an Stakeholdern und von außen getriebenen Terminzielen der technische Go-Live sowie die Harmonisierungsprojekt der FHH-Finanzbehörde umgegangen werden. Dafür wird über die Programmstruktur die Kommunikation gezielt, regelmäßig und eng mit allen Beteiligten gesteuert.

Im Rahmen der neuen Lösung wurden für die beteiligten Rollen Anwenderschulungen erstellt und eine Planung mit den beteiligten Geschäftsbereichen durchgeführt. Um die Anwenderinnen und Anwender bestmöglich zu unterstützen wurde ein Wissensportal aufgebaut, dass alle Informationsmaterialen aus den Schulungen enthält und zudem mit weiteren Informationen, wie Videos, FAQs und vielen mehr ergänzt wird.

Eine weitere Anforderung ist die Koordination der Entwicklung und Produktivsetzung der SAP-Lösungen mit dem Dienstleister Dataport, der für den LSBG der zentrale IT-Dienstleister ist. Hierbei müssen Aufgabenverteilungen des Programms, des Kunden und Dataport regelmäßig in Umfang und Zusammenarbeit definiert werden. Auch für diese Herausforderung hat das Programmmanagement Kommunikationsmaßnahmen sowie Risikosteuerungsmaßnahmen erfolgreich etabliert.