Umstieg auf Microsoft 365

Videokonferenzen, Kollaborationstools und Cloud-Anwendungen sind bei unzähligen Unternehmen nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Getrieben durch die Corona-Pandemie erlebt dezentrales, digitales Arbeiten einen ungeahnten Höhenflug. Union Investment erkannte die Vorzüge bereits früher. Gemeinsam mit adesso stellte die Kapitalverwaltungsgesellschaft der genossenschaftliche FinanzGruppe auf Microsoft 365 um und führte Microsoft Teams für 3.500 Mitarbeitende ein.

Den eigenen Anspruch fasst Union Investment in einem Wort zusammen: Vorausschauend. Verstehen, was in der Welt vor sich geht. Schon heute wissen, was morgen wohl sein wird. Immer einen Schritt vorausdenken. Dafür steht Union Investment. Als führende deutsche Kapitalverwaltungsgesellschaft gilt dies nicht nur für den Blick auf die Märkte und die Arbeit für die Kunden, sondern auch für das Thema Digitalisierung. Bei der digitalen Transformation gilt für Union Investment vorausschauend zu denken und zu agieren.

Neue Formen der Zusammenarbeit entdecken und die Potenziale ausschöpfen, die der Umstieg auf cloudbasierte Anwendungen bietet. Das waren wesentliche Gründe, die das Unternehmen zu dem Schritt bewogen. Neben einem weiteren, ganz pragmatischen: Die bislang genutzte On-Premise-Anwendung SharePoint 2013 steuerte ihrem Ende entgegen. Für Union Investment war SharePoint 2013 ein Grundpfeiler der Zusammenarbeit. Es existierten unzählige Projekt- und Kollaborationsseiten, knapp 40 Fachanwendungen liefen auf SharePoint 2013. „Für alles, was wir bis dahin auf dem SharePoint abgebildet hatten, brauchten wir ohnehin eine Alternative“, so Pagel.

Die Suche danach begann mit einer Vorstudie, für die Union Investment adesso als kompetenten IT-Dienstleister auswählte. Beide Unternehmen kannten sich aus vorherigen erfolgreichen Projekten. „Darüber hinaus überzeugte uns adesso mit technischer und fachlicher Expertise sowie viel Projekterfahrung im Microsoft-365-Umfeld“, berichtet Pagel.

Ab Mai 2019 erarbeiteten die Partner gemeinsam ein fachliches und technisches Zielbild für die Nutzung der Microsoft 365 Services. In dieser Zeit legten sie die Grundlagen und schufen die organisatorischen und prozessualen Voraussetzungen für die Umstellung. Im Januar 2020 startete die Umsetzung. „Da haben wir uns zunächst darauf fokussiert, die anderen Einheiten im Unternehmen einzubinden.“ Schließlich wurde das Hauptziel für 2020 ausgegeben, mit Microsoft Teams live zu gehen.

Die sichtbarste Veränderung im Zuge von CgM365 war die Einführung von Teams. Das Tool und dessen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit waren für Union Investment völlig neu. Um gerüstet zu sein, startete das Team um Christine Pagel vor dem flächendeckenden Einsatz eine Pilotphase mit 150 Teilnehmenden. Erst danach erfolgte der Go-Live für alle rund 3.500 Mitarbeitenden. „Es brach ein regelrechter Run auf Teams aus. Es war schön zu sehen, dass wir einen offenbar vorhandenen Bedarf gedeckt haben“, berichtet Pagel.

Aber auch der IT-Betrieb musste sich umstellen. „Die größte Herausforderung ist, dass jetzt alles anders ist. Wir waren es gewohnt, ein Produkt zu kaufen, das einmal eingespielt wird und für fünf Jahre bleibt“, so Pagel. „Doch das ist Geschichte. Mit Teams änderte sich täglich etwas.“ Ein Paradigmenwechsel, der etablierte Prozesse in der IT zur Anpassung zwingt.

Gemeinsam mit adesso begannen rund 25 Mitarbeitende bei Union Investment, die Prozesse anzupassen. Ein Teil davon betraf das Schulungswesen. Statt einmaliger Seminare braucht es kontinuierliche Weiterbildung und neue Wege der Wissensvermittlung. „Mit der Hilfe von adesso erarbeiten wir ein Konzept, mit dem alle Anwenderinnen und Anwender am Ball bleiben“, sagt Pagel.

Mit dem Go-Live von Microsoft Teams erreichte Union Investment einen Meilenstein. Das Unternehmen schuf frühzeitig die Grundlagen für dezentrales, digitales Arbeiten. „Technisch lief alles einwandfrei. Die größere Aufgabe war und ist der Kulturwandel sowohl für die Nutzer wie auch den Betrieb. Diesen Kulturwandel braucht es, um neue Dinge wie Teams erfolgreich zu etablieren. Aber auch da haben wir einen guten Start hingelegt“, freut sich Pagel.

Ganz abgeschlossen ist das Projekt CgM365 noch nicht. Zwar erhielt Teams im Unternehmen die größte Aufmerksamkeit – das Projekt und die technische Umsetzung von Microsoft 365 gehen für Union Investment jedoch weiter. Hier beschäftigt vor allem die Migration der SharePoint Fachanwendung das Team um Christine Pagel. Unterstützt erhält das Unternehmen dabei weiterhin von adesso. „adesso hat uns als strategische Projektbegleitung voll überzeugt. Von der Vorstudie über die Umsetzung bis hin zum Rollout der neuen Microsoft-365-Services konnte sich Union Investment immer auf die Expertise von adesso verlassen“, so die IT-Projektleiterin.