Skalierbare RPA- und KI-Lösung für administrative Prozesse

Die Mitgliederverwaltung der AOKN war von zahlreichen Prozessen mit manuellen Arbeitsschritten geprägt. Bestehende UiPath-Automatisierungen und das RPA-Framework befanden sich in einer veralteten Legacy-Umgebung. Libraries sowie kundenspezifische Strukturen waren technisch überholt, inkonsistent umgesetzt und nicht wartungsfreundlich. Zusätzlich zeigte die bisher eingesetzte OCR-Komponente Schwächen beim Umgang mit unstrukturierten Dokumenten. Eine Modernisierung der gesamten Automatisierungslandschaft war erforderlich.

Im Zentrum des Projekts stand die technische und strukturelle Neuausrichtung der bestehenden RPA-Landschaft der AOK Niedersachsen. Ziel war die nachhaltige Automatisierung administrativer Prozesse, insbesondere in der Bearbeitung von Mitgliedsvorgängen innerhalb des SAP-Systems oscare®.

Hierzu zählen u. a.:

• Verarbeitung von Anträgen,
• Änderungsmitteilungen (z. B. Adresse, Familienstand),
• Bescheiderstellung,
• Nachverfolgung versandter Dokumente sowie
• Kommunikation mit externen Datenquellen wie Melderegisterportalen.

Diese zuvor manuell durchgeführten Tätigkeiten sollten durch Roboter vollständig oder teilautomatisiert übernommen werden, um Fehlerquellen zu minimieren und Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Ein zentrales Element war die Überarbeitung des bereits bestehenden, aber inkonsistent genutzten RPA-Frameworks. Die Grundlage wurde durch einen früheren Dienstleister gelegt, jedoch fehlte eine einheitliche Anwendung. adesso entwickelte das Framework weiter, passte es auf kundenspezifische Anforderungen an und stellte so eine standardisierte Grundlage für alle Folgeentwicklungen bereit.

Im gleichen Zuge wurden sämtliche RPA-Prozesse und Bibliotheken von der bisherigen Legacy-Umgebung auf eine moderne, Windows-kompatible Plattform migriert. Dabei erfolgte ebenfalls die Aktualisierung der gesamten UiPath-Infrastruktur auf Version 24.10.

Die bestehende OCR-Lösung (ABBYY) konnte unstrukturierte Dokumente nur unzureichend verarbeiten. Um hier Abhilfe zu schaffen, wurde die Cloud-basierte KI-Lösung TamedAI eingeführt. Diese ermöglicht die intelligente Extraktion von Informationen aus Freitextformularen.

Die RPA-Infrastruktur der AOKN ist On-Premises aufgebaut. TamedAI wurde als Cloud-Komponente angebunden – wodurch eine hybride Systemarchitektur entstand: Die Vorverarbeitung erfolgt durch TamedAI in der Cloud, die weitere Prozesslogik wird lokal durch UiPath-Roboter ausgeführt. Diese Trennung ermöglicht eine effiziente, sichere und leistungsfähige Zusammenarbeit beider Technologien.

Neben SAP oscare® wurden auch weitere Systeme in die Prozessautomatisierung eingebunden:

• Externe Online-Portale wie Melderegisterseiten (z. B. zur Adressprüfung)
• Die interne Oracle-Datenbank zur strukturierten Speicherung und Nachverfol-gung von Prozessdaten
• Tools wie Jira und Stackfield zur Aufgaben- und Projektkoordination

Diese Systeme wurden direkt in die Prozesslogik eingebunden – sei es als Datenquelle, Logging-Ziel oder Entscheidungshilfe. Dadurch entstand eine durchgängige, nachvollziehbare und kontrollierbare Prozesskette – von der Eingabe bis zur Dokumentation.

Ein besonders zukunftsfähiger Bestandteil ist die dynamische Reporting-Lösung: Alle RPA-Prozesse liefern automatisch strukturierte Daten an eine zentrale Datenbank. Darauf aufbauend wird ein Excel-Bericht generiert und verteilt, der keine manuelle Anpassung erfordert. Dieses Reporting ist so gestaltet, dass es für neue Prozesse ohne Modifikation direkt verwendbar ist, was langfristig Aufwand spart und Skalierbarkeit sicherstellt.

Zur nachhaltigen Verankerung der RPA-Strategie in der Organisation wurden mehrere zielgerichtete Workshops durchgeführt:

• Ramp-Up Workshop zur technischen Architektur und Initialeinbindung
• Business Analysten-Training mit Fokus auf Prozessaufnahme, Potenzialanalyse und Dokumentation (PDDs)
• Orchestrator-Schulung für technische Mitarbeitende zur Prozesssteuerung und Administration

Diese Maßnahmen sorgten dafür, dass Fachbereiche und IT dauerhaft in die Lage versetzt wurden, Automatisierungen zu verstehen, zu überwachen und perspektivisch weiterzuentwickeln.

Der Betrieb der Plattform erfolgt ausfallsicher im Hosting-Modell des ARGE AOK-Rechenzentrum. Die Betreuung liegt vollständig bei adesso im Rahmen eines Managed Services und umfasst:

• Fehlerbehebung & Wartung
• Durchführung von Change Requests
• Testing & Go-Live-Begleitung
• Prozesspflege und Erweiterung

Die neue RPA-Landschaft ist stabil, skalierbar und zukunftssicher. Sie erfüllt sämtliche Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Integrations-fähigkeit. Gleichzeitig ermöglicht sie der AOK Niedersachsen, bestehende Prozesse effizient zu digitalisieren und neue Automatisierungsvorhaben schnell umzusetzen – technisch, organisatorisch und strategisch.

Gemeinsam mit adesso wurde eine umfassende Modernisierungsstrategie umgesetzt. Diese umfasste:

• die Überarbeitung eines bestehenden UiPath-Frameworks auf Basis der Vorarbeit eines früheren Dienstleisters,
• die Migration auf eine Windows-kompatible Plattform,
• die Einführung von TamedAI zur KI-basierten Dokumen-tenanalyse,
• den Aufbau eines zentralen Ticketsystems sowie
• eine dynamische, standardisierte Reporting-Infrastruktur. Der Betrieb erfolgt im Rahmen eines Managed Services durch adesso. Die Umsetzung wurde agil und in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen realisiert.

Die Modernisierung führte zu deutlich geringeren manuellen Aufwänden in der Administration der RPA-Prozesse und einer spürbaren Steigerung der Datenqualität. Durchgängige Automatisierung, kürzere Reaktionszeiten und hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden zeichnen das Ergebnis aus. Die neue Architektur ist skalierbar, wartbar und für zukünftige Automatisierungsvorhaben vorbereitet. Diverse Neuentwicklungen haben einen Teil der manuellen Prozesse in der Mitgliederverwaltung erleichtert.

• UiPath Studio & Orchestrator (RPA)
• TamedAI
• SAP oscare®
• Oracle-Datenbank
• Jira & Stackfield (Projekt- und Aufgabenmanagement)
• Zentrales Ticketsystem (Incident, Change, Service)
• Hosting durch ARGE AOK-Rechenzentrum

• Agile Projektmethodik
• Framework-basierte RPA-Entwicklung
• Managed Service durch adesso (Betrieb & Wartung)
• Workshops & Wissenstransfer