GenAI in der bAV: Der größte Hebel liegt im Verborgenen

Wenn über GenAI in der Versicherungsbranche gesprochen wird, geht es oft um auffällige Anwendungsfälle: digitale Assistenten im Kundenportal, automatisch erzeugte Schreiben, Unterstützung im Vertrieb. In der betrieblichen Altersversorgung (bAV) liegt der größte Hebel jedoch häufig dort, wo kaum jemand hinschaut – in den Tiefen der Kollektivverträge, in den täglichen Dokumentenmengen und in den vielen kleinen Prüfschritten, die Fachbereiche heute noch mühsam manuell erledigen.

Gerade im bAV-Kollektivgeschäft treffen mehrere Herausforderungen aufeinander: komplexe Vertragswerke, viele Beteiligte (Arbeitgebende, Vermittlende, Konsorten, Mitarbeitende) und ein hoher manueller Aufwand in der Administration. Gleichzeitig steigt der Anspruch der Arbeitgebenden und ihrer Mitarbeitenden, dass bAV-Angebote nicht nur fachlich sauber sind, Neuanmeldungen zügig policiert und Vertragsänderungen umgehend durchgeführt werden, sondern auch digital gut erlebbar sind.

Statt „überall ein bisschen KI“ zu testen, lohnt sich ein gezielter Blick auf drei Hebel, mit denen sich schnell spürbare Effekte erzielen lassen: ein intelligentes Inputmanagement als Fundament, eine GenAI-gestützte Erfassung von Kollektivverträgen und eine automatisierte Fristen- und Datenprüfung im laufenden Bestand.

KI im Inputmanagement: Aus Posteingang wird Prozesssteuerung

Wer sich den bAV-Alltag im Versicherungsunternehmen anschaut, landet schnell beim Eingangskanal: Die Unterlagen kommen in verschiedensten Formaten und Qualitäten ein. Kollektivverträge, Neuanmeldungen, Änderungsmeldungen für Mitarbeitende, Rückfragen von Arbeitgebern und Vermittlern, Leistungsfälle mit umfangreichen Unterlagen – all das muss zunächst verstanden, richtig zugeordnet und anschließend an den passenden Fachbereich oder eine spezialisierte Arbeitsgruppe weitergeleitet werden.

Die Zeiten sind vorbei, in denen jeder einzelne Brief von der Poststelle des Versicherers geöffnet, gelesen, markiert und an die Fachabteilung geroutet wird. Dennoch gibt es bei diesem vermeintlich digitalen Prozess nach wie vor Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und Fehlerquellen.

Mit einem KI-gestützten Inputmanagement werden genau diese Schritte konsequent automatisiert: Die Lösung „liest“ eingehende Dokumente und erkennt, worum es geht: Neuabschluss, Bestandsänderung, Beitragsanpassung, Leistungsfall usw. Entsprechend wird der Vorgang automatisch dem richtigen Prozess zugeordnet.

Anschließend werden die für den jeweiligen Prozess wichtigen Daten aus dem Dokument extrahiert: Arbeitgebername, Vertragsnummer, Personendaten, Art der gewünschten Änderung usw. Das funktioniert auch bei nicht perfekt strukturierten Unterlagen, etwa bei Scans oder Tabellen. Die gewonnenen Informationen werden aufbereitet und in eine Form gebracht, die Fachsysteme unmittelbar verarbeiten können. Aus einem „Dokument“ wird damit ein Datensatz – eine wichtige Grundlage für Dunkelverarbeitung. Die strukturierten Daten wandern direkt in Bestands-, Angebots- oder Workflowsysteme. Wo es fachlich sinnvoll ist, bleibt ein Zwischenschritt zur fachlichen Kontrolle erhalten.

Der Unterschied zum klassischen Posteingang ist deutlich: Statt Dokumente und E-Mails zu verwalten, stehen von Beginn an steuerbare, strukturierte Informationen zur Verfügung, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Für die weitere Wertschöpfung in der bAV – insbesondere rund um Kollektiv- oder Konsortialverträge – ist das der entscheidende erste Schritt.

Kollektiv- und Konsortialverträge mit GenAI erfassen: Vom PDF zum belastbaren Datenmodell

Kollektivverträge sind weit mehr als ein „Dokument im Anhang“. Sie sind das verbindliche Regelwerk für die Zusammenarbeit mit dem Kollektiv- bzw. Konsortialvertragspartner.

In der Praxis liegen die Vertragsunterlagen als PDF, Word-Datei oder Scan vor. Mitarbeitende blättern durch Kollektiv- bzw. Konsortialverträge einschließlich Nachträge Seite für Seite durch. Die relevanten Inhalte des Kollektiv- bzw. Konsortialvertrages werden häufig manuell in das Partner-, Bestands- oder Verwaltungssystem übertragen. Bei Unklarheiten muss nachgefragt oder intern diskutiert werden.

Dieser Prozess ist nicht nur langsam, sondern auch riskant. Einzelne Interpretationen oder Übertragungsfehler können negative Auswirkungen haben, und wenn es „nur“ zusätzlicher Fehlerkorrektur ist.

GenAI kann hier zwei Dinge gleichzeitig leisten:

Verträge automatisch verstehen

Statt Kollektiv- und Konsortialverträge manuell Seite für Seite zu erfassen, extrahiert GenAI die relevanten Inhalte direkt aus physischen oder digitalen Dokumenten:

• Vertragspartner
• Vertragsbeginn des Kollektiv- bzw. Konsortialvertrages
• Konsortialanteile
• versicherte Personenkreise und Geltungsbereiche
• Beitrags- und Leistungslogik
• Vereinbarungen bezüglich Gesundheitsprüfung
• Rechte und Pflichten
• Sonderregelungen

Die Informationen werden strukturiert im System abgelegt und stehen den Fachabteilungen unmittelbar zur Verfügung. Manuelles „Abtippen“ und Interpretieren von Vertragsinhalten durch die Sachbearbeitung entfällt weitgehend, was die Erfassung deutlich effizienter macht, Zeit spart und Kapazität für komplexe Fälle schafft. Gleichzeitig verkürzen sich durch die automatisierte Vorarbeit die Erfassungs- und Prüfzeiten, sodass Durchlaufzeiten in der Bestandsverwaltung sinken. Zugleich entsteht eine durchgängige, auswertbare Datenbasis, auf der sich Bestände besser steuern lassen.

Massenverarbeitung stabilisieren

Gerade im Kollektivgeschäft sind heterogene Eingangsdateien (Excel, CSV, PDF) der natürliche Feind hoher Dunkelverarbeitungsquoten.

GenAI kann diese Eingaben normalisieren: Felder semantisch erkennen, korrekt zuordnen, Inkonsistenzen markieren und automatisch Fehlerprotokolle mit konkreten Korrekturvorschlägen erzeugen.

So wird die „Massenbeauftragung“ robuster, Nacharbeiten sinken und das Kollektivgeschäft wird skalierbar.

Fristen und Daten im Kollektivvertrag automatisch überwachen

Ist ein Kollektiv- oder Konsortialvertrag angelegt, beginnt die eigentliche Dauerbeziehung. Über Jahre – häufig Jahrzehnte.

In vielen Kollektiv- und Konsortialverträgen sind Konditionen direkt an Mengen geknüpft: Der Arbeitgeber erhält nur dann besonders attraktive Bedingungen, wenn innerhalb eines definierten Zeitraums bestimmte Schwellen erreicht werden – zum Beispiel eine Mindestanzahl versicherter Personen oder eine bestimmte Zahl abgeschlossener Verträge. Wird diese Schwelle erreicht, gelten Sonderkonditionen; wird sie verfehlt, greifen verschlechterte Bedingungen, etwa höhere Beiträge oder der Wegfall von Rabatten in den Einzelverträgen der Mitarbeitenden.

Heute wird das häufig sehr manuell gesteuert. Jemand im Fachbereich merkt sich die Vereinbarung, trägt den Stichtag als Erinnerung in Kalender oder System ein und erstellt zum Fristende eine Kollektivauswertung. Auf Basis dieser Auswertung wird von Hand geprüft, ob die Voraussetzungen für die Sonderkonditionen tatsächlich erfüllt wurden. Ist das nicht der Fall, müssen die im Vertrag vorgesehenen Maßnahmen umgesetzt werden – etwa die Umstellung der betroffenen Einzelverträge auf die regulären, schlechteren Konditionen. In der Praxis kommt es jedoch ebenso oft vor, dass solche Termine gar nicht oder nur unvollständig hinterlegt werden, in der stillen Hoffnung, dass die vereinbarten Schwellen schon erreicht werden. Werden sie dann tatsächlich verfehlt, laufen Sonderkonditionen möglicherweise über Jahre zu Unrecht weiter. Die wirtschaftlichen Folgen können erheblich sein und im Extremfall die Versichertengemeinschaft schädigen, weil Beiträge zu niedrig kalkuliert wurden.

GenAI setzt genau an diesem Punkt als automatisierter „Fristenwächter“ und als Analysehilfe an. Auf Basis der strukturiert erfassten Vertragsdaten erkennt die Lösung bereits beim Anlegen des Kollektivvertrags, welche mengenabhängigen Sonderkonditionen vereinbart wurden und welche Fristen damit verbunden sind. Diese Bedingungen werden nicht mehr in individuellen Listen oder Kalendern gepflegt, sondern systematisch im Verwaltungssystem hinterlegt und überwacht. Zum jeweiligen Stichtag greift die Lösung automatisch auf die aktuellen Bestands- und Bewegungsdaten zu, prüft eigenständig, ob die vereinbarte Anzahl von versicherten Personen oder Verträgen erreicht wurde, und erstellt eine Kollektivauswertung.

Das Ergebnis ist ein klarer, fachlich verständlicher Prüfbericht mit einer eindeutigen Aussage: Bedingungen erfüllt oder nicht erfüllt – inklusive konkreter Handlungsempfehlungen für den Fachbereich, etwa „Sonderkonditionen fortführen“ oder „Einzelverträge auf Standardkonditionen umstellen“. Die Verantwortung für die Entscheidung bleibt beim Versicherer, aber GenAI liefert die vollständige, strukturierte Datengrundlage und sorgt dafür, dass keine mengenabhängige Sonderkondition „aus Versehen“ weiterläuft. So werden wirtschaftliche Risiken reduziert, die Versichertengemeinschaft geschützt und gleichzeitig der Prüfprozess deutlich effizienter und transparenter gestaltet.

Was adesso in der bAV mit GenAI leistet

adesso begleitet Versicherer seit vielen Jahren bei der Digitalisierung der bAV – von der Analyse bestehender Kollektivprozesse über die Einführung von KI-gestütztem Inputmanagement bis hin zur automatisierten Vertrags- und Fristenprüfung. In Projekten mit großen Lebensversicherern haben wir GenAI-Lösungen so in die bestehende Systemlandschaft integriert, dass aus unstrukturierten Dokumenten belastbare Datenmodelle werden und mengenabhängige Sonderkonditionen systematisch überwacht werden. Auf dieser Basis entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kund:innen passgenaue Fach- und IT-Architekturen, setzen Lösungen produktiv um und unterstützen beim organisatorischen Change – damit GenAI in der bAV nicht nur ein Pilot, sondern ein echter Hebel für Effizienz und Steuerungsfähigkeit wird.

Fazit

GenAI ist in der bAV kein Nice-to-have, sondern ein echter Wettbewerbsfaktor. Dort, wo heute noch Akten, Excel-Listen und händische Kollektivauswertungen den Takt vorgeben – im Dokumenteneingang, bei der Erfassung komplexer Kollektivverträge und bei mengenabhängigen Sonderkonditionen – kann GenAI Prozesse spürbar verändern: Eingänge werden zu verwertbaren Daten, Verträge zu klar strukturierten Steuerungsgrößen und kritische Fristen zu automatisiert überwachten Guardrails.

Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, weniger Risiko, mehr Transparenz – und eine bAV, die für Arbeitgeber und Vermittler nicht nach „Verwaltung“, sondern nach moderner, verlässlicher Partnerschaft aussieht. Versicherer, die diese Hebel jetzt nutzen, sichern sich einen klaren Vorsprung: fachlich, wirtschaftlich und im Auftritt am Markt.