Warum man effektiv nicht mehr ohne GRC-Tool arbeiten kann

Chief Information Security Officers (CISOs), Artificial Intelligence (AI-)Officer und Datenschutzbeauftragte stehen zunehmend vor derselben Herausforderung: Sie müssen eine wachsende Zahl interner und externer Anforderungen identifizieren, bewerten, übersetzen und wirksam in der Organisation verankern.

Intern steigen die Erwartungen des Managements, der Fachbereiche und der Belegschaft. Extern nehmen gesetzliche und regulatorische Anforderungen weiter zu. Der AI Act, der Cyber Resilience Act (CRA), Direktive Network and Information Security in ihrer zweiten Fassung (NIS2) oder die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zeigen exemplarisch, wie stark sich Compliance-, Sicherheits-, Datenschutz- und Governance-Anforderungen inzwischen überlagern. Die Anforderungen werden nicht nur zahlreicher, sondern auch komplexer, dynamischer und stärker miteinander verschränkt.

In diesem Beitrag geht es bewusst nicht primär um Effizienz im Sinne von Geschwindigkeit oder Wirtschaftlichkeit. Die zentrale These lautet vielmehr: Ohne ein geeignetes Governance, Risk & Compliance (GRC-)Tool lassen sich moderne Managementsysteme nicht mehr effektiv steuern. Effektiv bedeutet dabei: Die definierten Ziele eines Managementsystems werden tatsächlich erreicht, nachvollziehbar überwacht und kontinuierlich verbessert.

Managementsysteme stehen vor einem strukturellen Problem

CISOs, AI-Officer und Datenschutzbeauftrage (DSBs) haben in ihren jeweiligen Disziplinen im Kern eine vergleichbare Aufgabe. Sie müssen Anforderungen identifizieren, diese in Ziele, Kontrollen und Maßnahmen übersetzen und die Organisation so ausrichten, dass diese Ziele erreicht werden. Unabhängig davon, ob es um Informationssicherheit, Datenschutz, Business Continuity oder AI-Governance geht, bewegen sich alle Disziplinen im Wesentlichen in zwei übergeordneten Steuerungslogiken: Anforderungsmanagement und Risikomanagement.

Im Anforderungsmanagement wird geklärt, welche externen und internen Anforderungen für die Organisation relevant sind. Im Risikomanagement wird bewertet, welche Risiken und Chancen sich daraus ergeben, welche Maßnahmen erforderlich sind und wie deren Wirksamkeit nachgewiesen werden kann.

Die zentrale These: Ohne GRC-Tool fehlt die wirksame Steuerbarkeit

Meine These ist: Ohne ein GRC-Tool können moderne Managementsysteme ihre Ziele nur noch eingeschränkt erreichen. Organisationen können sich zwar bis zu einem gewissen Grad organisatorisch „verbiegen“ und zusätzliche Anforderungen manuell auffangen. Ab einer bestimmten Komplexität reichen Excel-Listen, SharePoint-Ablagen, Jira-Tickets und manuelle Abstimmungen jedoch nicht mehr aus, um Managementsysteme wirksam zu steuern.

Der entscheidende Punkt ist nicht, dass ein GRC-Tool allein alle Probleme löst. Ein Tool ersetzt kein fachliches Konzept, keine Governance-Struktur und keine klaren Verantwortlichkeiten. Es ist auch kein Selbstzweck. Der erwünschte Zielzustand sollte sein, ein integriertes Managementsystem, in dem Anforderungen, Risiken, Kontrollen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Nachweise konsistent Disziplinen-übergreifend miteinander verbunden sind.

In der Praxis zeigt sich jedoch: Ein solches integriertes Managementsystem lässt sich ohne geeignete Toolunterstützung kaum nachhaltig betreiben. Denn sobald mehrere Rollen, Fachbereiche, Standorte, regulatorische Rahmenwerke und Nachweispflichten zusammenkommen, entsteht eine Komplexität, die manuell nur noch mit hohem Aufwand und erheblichen Qualitätsrisiken beherrschbar ist.

Ein gutes GRC-Tool ist daher nicht einfach eine digitale Ablage. Es ist eine Steuerungsplattform für Managementsysteme.

Der AI Act als Tropfen zu viel

Besonders deutlich wird diese Entwicklung am Beispiel des AI Act. Der AI Act wurde 2024 veröffentlicht und tritt seitdem schrittweise in Kraft. Sein übergeordnetes Ziel ist es, sicherzustellen, dass KI-Systeme im europäischen Wirtschaftsraum unter nachvollziehbaren, sicheren und vertrauenswürdigen Bedingungen entwickelt, bereitgestellt und genutzt werden. Dabei adressiert der AI Act unterschiedliche Rollen entlang der Wertschöpfungskette.

Eine besondere Herausforderung liegt darin, dass „Vertrauenswürdigkeit“ kein einzelnes, einfach abprüfbares Kriterium ist. Vertrauenswürdige KI setzt sich aus mehreren Dimensionen zusammen. Orientierung bieten hier unter anderem Rahmenwerke wie das NIST AI Risk Management Framework oder die ISO/IEC 42001. Je nach Betrachtung gehören dazu Kriterien wie Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Validierbarkeit, Sicherheit, Datenschutz, Robustheit, Resilienz und menschliche Aufsicht. Damit wird deutlich: AI-Governance ist keine isolierte Disziplin. Wer den AI Act umsetzen möchte, muss zwangsläufig Schnittstellen zu anderen Managementsystemen herstellen.

Der AI Act ist damit nicht einfach ein weiteres Regelwerk, das „zusätzlich“ umgesetzt werden kann. Er wirkt wie ein Verstärker für ein bereits bestehendes Strukturproblem: Anforderungen entstehen nicht mehr sauber getrennt nach Disziplinen, sondern schneiden quer durch die Organisation.

Was in jedem Managementsystem getan werden muss

Auch wenn sich Managementsysteme inhaltlich unterscheiden, folgen sie häufig einer ähnlichen Logik. Organisationen müssen den Kontext verstehen, Stakeholder und deren Erwartungen analysieren, Anforderungen identifizieren, Risiken und Chancen bewerten, Ziele definieren, Maßnahmen planen, Verantwortlichkeiten festlegen, Ressourcen bereitstellen, Wirksamkeit überwachen und Verbesserungen ableiten.

Daraus entstehen in der Praxis wiederkehrende Prozesse und Artefakte. Dazu gehören beispielsweise Risikoregister, Richtlinien, Schulungsnachweise, Incident-Management-Prozesse, Auditprogramme, Management-Reviews und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen. Diese Elemente sind in verschiedenen Managementsystemen oft funktional vergleichbar. Sie verfolgen ähnliche Ziele, unterscheiden sich aber in Inhalt, Detailtiefe und regulatorischem Bezug. Ein ISB, ein DSB und ein AI-Officer arbeiten daher häufig an denselben Grundprozessen, nur aus unterschiedlichen fachlichen Perspektiven.

Genau daraus ergibt sich die logische Frage: Warum sollten diese Prozesse getrennt voneinander aufgebaut, dokumentiert und gesteuert werden?

Wenn Risiken, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Nachweise ohnehin miteinander verbunden sind, sollten sie auch integriert gemanagt werden. Ein GRC-Tool kann hier die gemeinsame Grundlage schaffen. Es ermöglicht, dass verschiedene Rollen an denselben Objekten arbeiten, ohne dass Informationen mehrfach gepflegt, manuell übertragen oder widersprüchlich dokumentiert werden müssen.

Wie es in der Praxis häufig noch gemacht wird

In vielen Organisationen werden Managementsysteme weiterhin dezentral gesteuert und dokumentiert. Informationen liegen in unterschiedlichen Excel-Dateien, SharePoint-Ordnern, Ticketsystemen oder E-Mail-Verläufen. Fachbereiche liefern Informationen manuell zu. Verantwortliche übertragen diese Informationen anschließend in zentrale Register oder Berichte. Das funktioniert eine Zeit lang. Aber es skaliert schlecht.

Mit zunehmender Anzahl an Anforderungen, Rollen und Nachweisen entstehen typische Probleme: doppelte Datenhaltung, veraltete Informationen, Medienbrüche, unklare Verantwortlichkeiten und widersprüchliche Aussagen. Besonders kritisch wird es, wenn dieselbe Information in unterschiedlichen Kontexten unterschiedlich bewertet wird.

Das Ergebnis ist häufig ein Managementsystem, das formal vorhanden ist, aber operativ nicht ausreichend steuerungsfähig ist. Es existieren Dokumente, Register und Prozesse, aber der tatsächliche Status der Organisation ist nur mit erheblichem Aufwand nachvollziehbar. Genau hier wird Effektivität zum Problem. Denn ein Managementsystem erreicht seine Ziele nicht dadurch, dass Dokumente existieren, sondern dadurch, dass Risiken erkannt, Maßnahmen umgesetzt und Entscheidungen auf belastbaren Informationen getroffen werden.

GRC-Tools als Enabler integrierter Managementsysteme

GRC-Tools können diese Herausforderungen nicht automatisch lösen, aber sie bieten die notwendige Struktur, um sie nachvollziehbar zu meistern. Entscheidend ist, dass ein GRC-Tool nicht nur als Ablage oder Tickettool verstanden wird, sondern als Enabler eines integrierten Managementsystems.

Ein geeignetes GRC-Tool – wie beispielsweise das von OneTrust – ermöglicht es, Anforderungen zentral zu erfassen und mit Risiken, Kontrollen, Maßnahmen und Nachweisen zu verknüpfen. Informationen werden direkt bei Fachbereichen und Stakeholdern erhoben. Verantwortlichkeiten lassen sich klar zuweisen. Maßnahmen werden nachverfolgt, Fristen überwacht und Eskalationen sichtbar gemacht. Gleichzeitig entsteht eine konsistente Datenbasis für Management-Reports, Audits und regulatorische Nachweise.

Besonders wertvoll wird ein GRC-Tool, wenn es verschiedene Managementsysteme nicht isoliert betrachtet, sondern deren Schnittstellen abbildet. Dann wird sichtbar, welche Anforderungen mehrfach auf dieselben Prozesse wirken, welche Kontrollen mehrere regulatorische Anforderungen gleichzeitig adressieren und wo echte Lücken bestehen.

Mit einem modernen GRC-Tool kann dieselbe Maßnahme mehreren Anforderungen und Risiken zugeordnet werden. Dadurch entsteht nicht nur mehr Effizienz, sondern vor allem mehr Wirksamkeit und Konsistenz.

Genau darin liegt der Unterschied: Effizienz bedeutet, Dinge schneller zu erledigen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge nachvollziehbar und wirksam zu steuern. Ein gutes GRC-Tool unterstützt beides – sein eigentlicher Wert liegt jedoch in der effektiven Steuerung komplexer Managementsysteme.

Fazit: Excel und Jira stoßen langsam an ihre Grenzen.

Moderne Governance-, Risiko- und Compliance-Anforderungen lassen sich nicht mehr sinnvoll in fachlichen Silos betrachten. Organisationen müssen deshalb in integrierten Managementsystemen denken und arbeiten.

Ein GRC-Tool ist dabei kein Allheilmittel und ersetzt nicht die fachliche Auseinandersetzung mit Anforderungen, Risiken und Verantwortlichkeiten. Es ist aber zunehmend die notwendige Grundlage, um diese Komplexität wirksam zu steuern.

Die Auswahl des passenden Tools hängt stark von den Anforderungen, der Größe, der Reife und der Zielarchitektur der Organisation ab. Der Markt bietet zahlreiche Lösungen mit Preisspannen wenigen Tausend Euro bis hin zu sechsstelligen Bereichen an, von schlanken Einstiegsprodukten bis hin zu umfassenden Enterprise-Plattformen wie OneTrust.

Gerade deshalb sollten Organisationen sich frühzeitig und strukturiert mit GRC-Tools auseinandersetzen. Nicht, weil jedes Unternehmen sofort eine große Plattform braucht, sondern weil Excel, SharePoint und Jira für integrierte Managementsysteme langfristig an ihre Grenzen kommen. Sie wirken auf den ersten Blick flexibel und günstig. Auf Dauer werden sie jedoch teuer, wenn Inkonsistenzen, manuelle Pflegeaufwände, fehlende Transparenz und unklare Verantwortlichkeiten die Wirksamkeit des Managementsystems gefährden.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht mehr, ob ein GRC-Tool Effizienzgewinne bringt. Die entscheidende Frage lautet vielmehr: Kann deine Organisation ihre Managementsysteme ohne ein geeignetes GRC-Tool überhaupt noch effektiv steuern?