E-Rechnung 2027/2028: Das kleinere Problem ist der Versand

Die ganze Aufmerksamkeit liegt gerade auf der Frage „Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?". Das ist verständlich – und führt in die Irre. Denn das Versenden ist der technisch einfachere Teil. Das eigentliche, teure und unterschätzte Problem sitzt auf der Eingangsseite und im Archiv.

Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 – für alle Unternehmen, ohne Ausnahme. Die meisten Unternehmen „erfüllen" sie heute, indem sie strukturierte XML-Rechnungen als Datei im Mail-Postfach ablegen und weiterhin auf das mitgelieferte PDF schauen. Das ist gefährlich nah an „gar nicht erfüllt". Wer 2027 sauber versendet, aber seinen Eingang so weiterlaufen lässt, hat die Aufgabe verfehlt.

Dieser Beitrag bringt die Fristen kurz und korrekt auf den Punkt, erklärt die Formate ohne Fachchinesisch – und widmet sich dann dem Teil, über den kaum jemand spricht, weil er kein Steuerthema ist, sondern ein Prozessthema.

Teil 1: Die Fristen – kurz und korrekt

seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme.

bis 31.12.2026: Beim Versand noch Übergangsfrist: Papier weiter erlaubt; andere Formate (PDF) nur mit Zustimmung des Empfangsunternehmens.

ab 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €. Sie müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.

bis 31.12.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € dürfen noch Papier/PDF (mit Zustimmung) versenden.

ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle – unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG und B2C-Rechnungen.

Wichtig für die Selbsteinordnung: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Wer 2026 über 800.000 € liegt, ist ab 1.1.2027 versandpflichtig – nicht erst 2028. Und diese Schwelle ist niedriger, als sie klingt: 800.000 € Umsatz erreicht schon ein Handwerksbetrieb mit einer Handvoll Mitarbeitenden. Die Stufe 2027 betrifft den Mittelstand in der Breite, nicht nur Konzerne.

Noch eine Änderung, die kaum jemand mitbekommen hat: Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – und damit für Rechnungen – zum 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Klingt nach Entlastung. Bedeutet in der Praxis aber: Dein Archiv muss Fristen jetzt differenziert verwalten, denn andere Unterlagen behalten längere Fristen. Ein Archiv, das pauschal „zehn Jahre alles" kann, ist damit nicht mehr korrekt, sondern nur noch bequem.

Teil 2: Formatkunde in fünf Minuten – XRechnung, ZUGFeRD und die Original-Falle

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes erfüllt die EU-Norm EN 16931. In der deutschen Praxis begegnen dir zwei Formate:

XRechnung ist ein reines XML-Format – ein strukturierter Datensatz ohne menschenlesbare Ansicht. Für Menschen sieht eine XRechnung aus wie Quelltext. Sie ist der Standard bei öffentlichen Auftraggebern und verbreitet sich im B2B-Geschäft.

ZUGFeRD 2.x ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Wer die Rechnung öffnet, sieht ein gewohntes PDF – die Maschine liest das XML. Genau diese Bequemlichkeit ist die Falle.

Denn hier entsteht das Missverständnis, das später teuer wird: Ein gewöhnliches PDF – ohne eingebettetes XML – ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es „elektronisch" per Mail ankommt. Und bei ZUGFeRD gilt: Der maßgebliche, rechtlich tragende Teil ist der strukturierte Datensatz, nicht das Sichtbild. Wer aus einer ZUGFeRD-Rechnung nur die PDF-Ansicht weiterverarbeitet und das eingebettete XML ignoriert, verarbeitet die Rechnung am rechtlich relevanten Inhalt vorbei.

Und EDI? Etablierte EDI-Verfahren bleiben zulässig – auch über 2028 hinaus –, sofern sich aus dem EDI-Datensatz ein gesetzeskonformer Meldedatensatz korrekt und vollständig extrahieren lässt. Wenn du heute EDI mit großen Handelspartnern fährst, musst du also nicht umbauen – prüfe aber, ob dein Verfahren diese Extraktion hergibt.

Teil 3: Warum „wir können E-Rechnungen empfangen" meistens nicht stimmt

Die Empfangspflicht klingt nach einem gelösten Problem – „die Rechnung kommt ja an". Aber das Gesetz verlangt mehr als Ankommen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Sie korrekt zu empfangen heißt: den strukturierten Inhalt auslesen, verarbeiten und das strukturierte Original revisionssicher archivieren.

In der gelebten Realität vieler Unternehmen passiert stattdessen Folgendes:

• Die XML- oder ZUGFeRD-Datei landet als Anhang im Sammelpostfach rechnungen@.
• Ein Mensch öffnet das mitgelieferte PDF (bei ZUGFeRD) oder einen Viewer und tippt die Werte ab.
• Archiviert wird – wenn überhaupt – das PDF, nicht der strukturierte Datensatz.

Das ist aus vier Gründen ein Problem:

1. Archivierung am Original vorbei. Maßgeblich und aufbewahrungspflichtig ist das strukturierte Format, nicht das menschenlesbare Abbild. Wer nur das PDF-Sichtbild archiviert, hat im Zweifel nicht das Original aufbewahrt. Das ist ein Thema der GoBD – der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form –, kein Komfort-Thema.

2. Das Vorsteuer-Risiko. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Wo eine E-Rechnung verpflichtend ist, erfüllt ein bloßes PDF diese Anforderung nicht mehr. Wer eingangsseitig nicht sauber unterscheidet, was eine gültige E-Rechnung ist – und das Original nicht vorhalten kann –, riskiert im Prüfungsfall Diskussionen um den Vorsteuerabzug. Das ist keine theoretische Spitzfindigkeit, sondern bares Geld.

3. Der manuelle Medienbruch frisst genau die Effizienz, die die E-Rechnung bringen sollte. Der eigentliche Sinn strukturierter Daten ist die automatisierte Weiterverarbeitung – Prüfung, Kontierung, Freigabe, Buchung. Wer abtippt, hat die Pflicht erfüllt und den Nutzen verschenkt. Und zwar dauerhaft: jede einzelne Rechnung, jeden Monat, mit Fehlerquote.

4. Kein durchgängiger, prüfbarer Workflow. Posteingang per Mail kennt keine revisionssichere Zuordnung, keine nachvollziehbare Freigabekette, keine automatischen Fristen. Im Prüfungsfall ist „lag im Postfach" keine belastbare Dokumentenlenkung.

Ein Szenario aus der Praxis

Ein mittelständischer Maschinenbauer, 240 Mitarbeitende, rund 1.400 Eingangsrechnungen im Monat. Auf dem Papier ist das Unternehmen „E-Rechnungs-ready": Das ERP-System kann XRechnungen erzeugen, der Versand für 2027 ist vorbereitet, die Steuerberatung zufrieden.

Der Eingang sieht anders aus. Rechnungen kommen über drei Kanäle: ein Sammelpostfach, ein Lieferantenportal und – bei zwei Großkunden – EDI. Im Sammelpostfach mischt sich alles: klassische PDFs, ZUGFeRD-Dateien, reine XRechnungen. Die Buchhaltung druckt, was sie lesen kann, tippt ab, was das ERP-System nicht automatisch übernimmt, und archiviert die Mail „zur Sicherheit" im Postfach-Archiv.

Was hier stillschweigend passiert: Die XRechnungen kann niemand ohne Viewer lesen, also bleiben sie liegen, bis jemand nachfragt – Skontofristen verstreichen. Die ZUGFeRD-XMLs liest niemand je aus; verarbeitet und archiviert wird das Sichtbild. Und das Mail-Archiv ist weder unveränderbar noch nach Belegen strukturiert. Drei Kanäle, drei Formate, kein einheitlicher Prozess – und formal ist das Unternehmen seit 2025 empfangspflichtig.

Die Pointe: Dieses Unternehmen hat in den Versand investiert, wo die Pflicht erst 2027 greift – und die Eingangsseite ignoriert, wo die Pflicht längst gilt und täglich Geld liegen bleibt. Das ist kein konstruierter Extremfall. Das ist der Normalzustand.

Teil 4: Was eine saubere E-Rechnungs-Verarbeitung tatsächlich leisten muss

Wer die Pflicht und den Nutzen will, braucht eine durchgängige Strecke vom Eingang bis ins Archiv. Die entscheidenden Bausteine:

Ein zentraler Eingangskanal statt Postfach-Wildwuchs. Alle Kanäle – Mail, Portale, EDI – laufen in einen strukturierten Eingang, der XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkennt, den strukturierten Datensatz ausliest und validiert. Nicht ein Mensch, der ein PDF abtippt.

Validierung gegen die Norm. Eingehende E-Rechnungen prüft das System gegen EN 16931. Formal fehlerhafte Rechnungen früh zu erkennen spart Korrekturschleifen – und schützt den Vorsteuerabzug, bevor die Rechnung überhaupt in die Buchung läuft.

Revisionssichere Archivierung des Originals. Das strukturierte Format landet unveränderbar und GoBD-konform im Archiv, das System protokolliert jede Bearbeitung, der gesamte Lebenszyklus bleibt nachvollziehbar – inklusive der differenzierten Aufbewahrungsfristen (acht Jahre für Belege, abweichende Fristen für andere Unterlagen).

Workflow mit Freigabe und Kontierung. Prüfung, sachliche und rechnerische Freigabe, Kontierungsvorschlag, Übergabe ans ERP-System – als nachvollziehbare, automatisierbare Kette statt als E-Mail-Pingpong. Nebeneffekt: Skonto wird wieder planbar, weil Durchlaufzeiten messbar werden.

Integration statt Insel. Die E-Rechnungs-Verarbeitung ist kein Zusatztool neben dem ERP-System, sondern der Eingangsprozess, der sauber in vorhandene Finanz- und Dokumentensysteme einläuft.

Das ist der Punkt, an dem ein durchdachtes Dokumentenmanagement gegenüber einer reinen „E-Rechnungs-Versand-Funktion" gewinnt. Versenden kann am Ende fast jedes Tool. Den Eingang sauber, prüfungssicher und automatisiert zu verarbeiten – das ist die eigentliche Aufgabe.

Teil 5: Der Fahrplan – rückwärts gerechnet

Wenn du ab 1.1.2027 versandpflichtig bist (Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €), denke nicht vom Stichtag aus, sondern rückwärts:

Jetzt bis Ende 2026 – Bestandsaufnahme und Eingangsseite. Welche Rechnungskanäle existieren? Welche Formate kommen heute an, und was passiert mit ihnen? Landet das strukturierte Original im Archiv – oder das Sichtbild? Diese Fragen kosten wenig und entscheiden alles Weitere. Die Eingangsseite ist ohnehin seit 2025 Pflicht; sie zuerst zu lösen ist keine Kür, sondern das Nachholen einer bestehenden Anforderung.

Parallel: Systementscheidung und Integration. Ob vorhandenes Dokumentenmanagementsystem ertüchtigen, ERP-Modul aktivieren oder Eingangsverarbeitung neu aufsetzen – die Entscheidung braucht Anforderungen (siehe Teil 4), nicht Produktbroschüren. Realistisch brauchst du für Auswahl, Integration und Test mehrere Monate, abhängig von Systemlandschaft und Kanälen.

Spätestens Mitte 2026: Versand testen. Normkonforme Erzeugung, Übertragungswege, Sonderfälle (Gutschriften, Anzahlungen, Dauerrechnungen). Wer erst im Dezember 2026 testet, testet im Echtbetrieb.

Ab 2027: Nicht fertig sein, sondern messen. Durchlaufzeiten, Automatisierungsquote, Fehlerquote. Die E-Rechnung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Prozess, der sich rechnen soll.

Und der Blick nach vorn: Auf EU-Ebene steht mit ViDA („VAT in the Digital Age") bereits fest, dass strukturierte elektronische Rechnungen und digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze kommen – der Zeithorizont reicht in die 2030er. Auch national ist die E-Rechnung als Vorstufe eines transaktionsbasierten Meldesystems angelegt. Wer heute nur das gesetzliche Minimum verkabelt, baut in wenigen Jahren erneut um. Wer den Prozess einmal sauber aufsetzt, hat die Meldeanbindung später als Anschluss, nicht als Neubau.

Was du jetzt prüfen solltest

Unabhängig davon, ob du 2027 oder 2028 versandpflichtig wirst – die Empfangsseite ist heute schon Pflicht. Drei Fragen, die du dir ehrlich beantworten solltest:

1. Archivieren wir das strukturierte Original – oder nur das PDF? Wenn die Antwort „PDF" oder „weiß nicht" lautet, besteht akuter Handlungsbedarf, unabhängig von 2027.

2. Verarbeiten wir Eingangsrechnungen automatisiert – oder tippt jemand ab? Das ist der Hebel, an dem die E-Rechnung Geld spart statt nur Pflicht zu erfüllen.

3. Ist unser Versand für 2027/2028 vorbereitet – und wissen wir, in welche Stufe wir fallen? Der Vorjahresumsatz 2026 entscheidet. Wer knapp über 800.000 € liegt, hat weniger Zeit als gedacht.

Die Versandpflicht hat einen klaren Stichtag und ist technisch beherrschbar. Die Eingangs- und Archivierungsseite hat keinen lauten Stichtag – sie gilt längst – und ist genau deshalb das größere ungelöste Risiko.

Warum adesso bei der E-Rechnung

adesso begleitet Unternehmen bei der E-Rechnungs-Umstellung entlang der gesamten Strecke – vom strukturierten Rechnungseingang über Validierung und Freigabe-Workflows bis zur GoBD-konformen Archivierung des strukturierten Originals und der Integration ins ERP-System. adesso ist eines der größten deutschen IT-Dienstleistungsunternehmen – laut Lünendonk-Liste der größte IT-Dienstleister aus Deutschland: über 11.300 Mitarbeitende, mehr als 65 Standorte in Deutschland und Europa, 1,47 Milliarden Euro Umsatz im Geschäftsjahr 2025.

Für dein Projekt heißt das: Die E-Rechnung endet bei adesso nicht an der Systemgrenze. Ob SAP-Prozesse, ERP-Integration, Cloud-Betrieb oder KI-gestützte Belegverarbeitung – die Kompetenzen sitzen im selben Haus, vom Dokumentenmanagement bis zur ausgezeichneten SAP-Expertise. Ein Projektpartner statt einer Kette von Dienstleistern.

Und weil Dokumentenprozesse Vor-Ort-Themen sind – Workshops, Bestandsaufnahmen, Prüfungsbegleitung –, ist ein adesso-Standort selten weit von dir entfernt. Kurze Wege, feste Ansprechpersonen, Beratung in deiner Region statt Fly-in-Beratung.

Fristen kurz und korrekt auf den Punkt, erklärt die Formate ohne Fachchinesisch – und widmet sich dann dem Teil, über den kaum jemand spricht, weil er kein Steuerthema ist, sondern ein Prozessthema.

Wie prüfungssicher ist dein Rechnungsprozess heute wirklich? Unser kostenloser E-Rechnungs-Readiness-Check führt dich in wenigen Minuten durch Eingang, Verarbeitung, Archivierung und Versand – und zeigt, wo deine Lücken liegen.