IT security on the go

Zu vielen Berufen gehört Reisen dazu – zur Kundschaft, im Projekt oder zu Terminen. Wir reisen mit verschiedenen Verkehrsmitteln, übernachten im Hotel und arbeiten an unterschiedlichen Orten. Dabei vernachlässigen wir oft ein zentrales Thema: IT-Sicherheit.

Gerade im Bereich Public arbeiten wir regelmäßig mit sensiblen Prozessen der öffentlichen Verwaltung. Der sichere Umgang mit Informationen ist hier essenziell, insbesondere in Bereichen wie Innerer und Äußerer Sicherheit oder Kritischen Infrastrukturen. Schon Dokumente mit VS-NfD-Einstufung („Verschlusssache – Nur für den Dienstgebrauch“) unterliegen strikten Vorgaben und dürfen nicht ungeschützt weitergegeben werden.

IT-Sicherheit beruht auf drei Säulen: technische Maßnahmen, wie VPN oder Sichtschutzfilter, organisatorische Regeln, wie Sitzplatzwahl und persönliches Verhalten, wie achtsame Kommunikation. Nur gemeinsam bieten sie wirksamen Schutz.

Gerade unterwegs lauern oft unterschätzte Risiken: Wer hat nicht schon versehentlich Einblick in fremde Projekte im Zug erhalten? Neugierige Blicke oder gezielte Spionage können sensible Informationen preisgeben.

Ob Zug oder Café – Achtsamkeit und IT-Sicherheit sollten auch unterwegs immer mitreisen, um Datenverluste zu vermeiden.

Unterwegs: Sicherheit beginnt auf dem Weg

WLAN: Vorsicht vor offenen Netzen

Endlich im Zug, WLAN an – schnell Mails checken. Doch bevor es losgeht, sollte klar sein: Ungesicherte Verbindungen bergen Risiken. Hacker könnten Daten abfangen oder Zugriff auf das Gerät erhalten.

Gratis-WLAN klingt verlockend, ist aber gefährlich. Ein VPN (Virtual Private Network) verschlüsselt die Verbindung, vorausgesetzt, es ist aktiv. Auch wenn die Verbindung manchmal länger braucht, lohnt sie sich. Noch sicherer ist ein mobiler Hotspot, etwa über das Smartphone. Zudem sollte man auf HTTPS-Verbindungen achten – ein Blick in die Browserzeile genügt. Browser-Erweiterungen erhöhen zusätzlich die Sicherheit. Automatische Verbindungen zu öffentlichen WLANs sollten deaktiviert und nur vertrauenswürdige Netzwerke ausgewählt werden. Auch mit VPN gilt: Hochsensible Aufgaben wie der Zugriffe auf kritische Systeme besser vermeiden. Vorsicht reduziert Risiken von Anfang an.

Bei besonders schützenswerten Informationen sollte ganz auf öffentliche Netzwerke verzichtet werden. Selbst mit VPN bleibt ein Restrisiko. Stattdessen empfiehlt sich der Zugriff über gesicherte Unternehmensnetze. Alternativ: mobile Daten oder Unternehmens-Hotspots nutzen.

Sichtschutzfilter: Dein mobiles Büro bleibt privat

Du arbeitest im Zug und bemerkst, wie dein Sitznachbar neugierig auf deinen Bildschirm schielt, sogar ein Kommentar zur E-Mail hat? Ein Sichtschutzfilter hilft! Nur du siehst den Displayinhalt, Geschäftsgeheimnisse bleiben geschützt. Zwar gehört der Filter nicht zum Standard, doch er lohnt sich, denn neugierige Blicke gibt es überall.

Ein Filter allein reicht nicht immer. Auch Bildschirmreflexionen können Inhalte preisgeben. Deshalb: den Bildschirmwinkel anpassen oder eine matte Schutzfolie nutzen, um Spiegelungen zu minimieren. Es gibt verschiedene Filter, einfache schützen nur seitlich, hochwertige auch bei schrägem Blick von oben. Wichtig ist, regelmäßig zu prüfen, ob der Filter richtig sitzt. Zusätzlicher Pluspunkt: Viele Sichtschutzfilter haben eine blendfreie Oberfläche, was bei wechselnden Lichtverhältnissen die Lesbarkeit verbessert.

Auch die Display-Helligkeit spielt eine Rolle: Je dunkler der Bildschirm, desto schwieriger ist es für andere, mitzulesen. Die Kombination aus Filter, sinnvoller Position und angepasster Helligkeit bietet optimalen Schutz.

Letztlich gilt: Tools wie Filter sind hilfreich – entscheidend ist aber Aufmerksamkeit und die sinnvolle Kombination der Hilfsmittel.

Der Sitzplatz: Die richtige Wahl macht reisen entspannt

Ein Sichtschutzfilter hilft, neugierige Blicke einzuschränken. Doch nicht nur die Person auf dem Sitzplatz direkt neben euch schaut gerne, auch zwischen den Sitzen oder vom Gang aus sind Displays einsehbar. Besonders in vollen Zügen ist es schwer, sich vor Blicken zu schützen.

Ein paar Tricks helfen: Der Gangplatz bietet Beinfreiheit, aber auch Einsichten. Am Fenster ist man besser geschützt, und der Filter reduziert zusätzlich Spiegelungen im Glas. Optimal ist es, den Laptop so zu positionieren, dass der Bildschirmwinkel Einblicke erschwert. Auch geringere Bildschirmhelligkeit macht Inhalte schwerer erkennbar, ohne die Lesbarkeit zu stark zu beeinträchtigen. Nachtmodus oder dunkle Tönung können zusätzlich helfen. Sitzplätze ohne direkte Plätze hinter sich bieten mehr Privatsphäre, am besten reservieren.

Allein unterwegs: Und trotzdem sicher

Ihr sitzt seit einer Stunde im Zug, der Kaffee fehlt – Laptop, Handy und Rucksack liegen unbeaufsichtigt da. Nicht gerade ideal.

Zum Glück sind meist Menschen in der Nähe, die kurz aufpassen können, besonders, wenn man sie direkt anspricht. Der kleine soziale Trick funktioniert so: Wer angesprochen wird, fühlt sich verantwortlich. Gleichzeitig ist etwas Small Talk oft willkommen.

Doch nicht alle bitten gern Fremde um Hilfe. In dem Fall helfen Alternativen: Ein Zahlenschloss für den Rucksack oder eine Sicherheitsschlaufe für den Laptop, die an einem festen Gegenstand befestigt wird. Wertsachen können auch mitgenommen werden. Trickdiebe nutzen gezielt Ablenkung, etwa durch scheinbare Spendenaktionen in Bahnhöfen. Daher: Umgebung im Blick behalten, offene Taschen vermeiden und wichtige Dokumente in schwer zugänglichen Bereichen aufbewahren.

Gerade bei sensiblen Unterlagen, etwa VS-NfD-Dokumenten, ist besondere Vorsicht geboten. Schon ein kurzer unbeaufsichtigter Moment kann ausreichen. Deshalb: Auch bei kurzen Stopps niemals Geräte oder Taschen unbeaufsichtigt lassen. Laptop oder Gepäck sollten an einem festen Gegenstand gesichert werden, durch eine Halterung oder Schloss. Die Ankunft wird ohnehin rechtzeitig angesagt oder steht in der App. Vorbereitung und Achtsamkeit sind der beste Schutz unterwegs.

Automatische Sperre: Da kommt keiner ran

Dass man seine Sachen nicht unbeaufsichtigt lassen sollte, ist klar. Wenn eine andere Person kurz aufpasst, sollte der Bildschirm gesperrt sein. Die Tastenkombination dafür ist schnell gedrückt. Viele Laptops bieten eine automatische Sperrfunktion, die sich nach kurzer Inaktivität aktivieren. Diese Einstellung sollte überprüft und auf wenige Minuten gesetzt werden. Zusätzliche Sicherheit bieten biometrische Verfahren wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Noch besser: Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren, um den Zugriff weiter abzusichern.

In the hotel: security meets comfort

Hotel Wi-Fi: security first

Caution is also advised in hotels. Only use Wi-Fi with an active VPN and do not send sensitive data over unencrypted connections. Think of the hotel Wi-Fi as an open office – you wouldn't leave confidential documents lying around there. Some hotel networks are unencrypted or even compromised. Typical attacks include man-in-the-middle attacks or spoofed hotspots to intercept data. Therefore, disable automatic connections to open networks in your device settings.

An even more secure option is to use a mobile hotspot or personal Wi-Fi router for an encrypted connection. Don't expose your PC on the network and disable network sharing, file and printer sharing and activate the firewall.

You should treat sensitive company data with caution on hotel Wi-Fi. Think carefully about what you do online and use secure alternatives when dealing with confidential content.

Laptop safe: protect your devices

Many hotels provide room safes, use them for your belongings. But not every safe is secure. Some can be opened easily, so check before use. If the safe is missing or trust: ask at the front desk, where there are often larger and more secure models. If the safe is too small, alternatives include: security cable with combination lock or lockable laptop bags to secure devices to furniture. A suitcase with a lock can also be used to store valuables.

Confidential documents or storage media should never be left lying around in the room. It is safest to carry sensitive documents with you or store them in tamper-proof containers or safes. Security seals help to detect tampering at an early stage.

Phone calls and video chats: discretion is the be-all and end-all.

Encrypted calls: stay secret.

A VPN helps with encryption, but what you say is still a risk. During the call, the customer's name or sensitive numbers can quickly be mentioned. In public areas such as airports, unauthorised persons can easily listen in.

So: is it really necessary to have the conversation now? Can it be encrypted or postponed? A quiet place or empty meeting room reduces the risk. Many tools now offer end-to-end encryption for audio and video calls, and this should be used. You can also protect yourself linguistically: avoid or code names and project details. Practising this will help you to communicate securely even in sensitive environments. Also, let the other person know where you are so they understand your reluctance to talk about it. It's best to speak quietly about sensitive information or avoid it altogether. Conscious communication prevents unintentional data leaks.

Encrypted channels are mandatory for confidential conversations. Standard phone calls or open video calls are not enough. Crypto phones or secure conferencing tools offer better protection. Basic rule: no sensitive data in public.

Headset: privacy protection

A headset provides better sound quality and protects your privacy. It is easier to hold confidential conversations in noisy environments because usually only your voice can be heard. Headsets with active noise cancellation (ANC) block out ambient noise and improve intelligibility. In addition, audio filters help to make conversations more discreet. Some tools automatically adjust to the background noise and only transmit the essentials. The microphone position also plays a role: if it is placed closer to the mouth, you can speak more quietly. Despite technology, caution remains important, often one word too many is enough. And if the reception is poor, it helps to continue the conversation later in a quiet environment.

Conclusion: Travel safely and professionally

Travelling is part of our daily work. However, mobile work brings with it responsibility for the protection of sensitive information. IT security is with us everywhere we go.

A professional approach means knowing and minimising security risks. Measures such as privacy filters, encrypted connections and mindful behaviour in public help to protect sensitive data. Confidential conversations and documents do not belong in unsecured environments.

IT security is based on three pillars: technology, organisation and personal behaviour. Only by combining these can effective protection be achieved, for example through VPN, clever choice of seat or discreet communication.

Strict requirements apply to classified information such as VS-NfD. It must not be processed or transported unsecured. Secure handling requires technical protection, organisational discipline and personal awareness.

Those who live and breathe IT security as an integral part of their work not only protect themselves, but also their customers and companies. Professional travel means acting with foresight – so that security and efficiency go hand in hand.