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Die Digitalisierung erreicht immer mehr Unternehmen. Ihr Erfolg zeigt sich vor allem darin, dass Produktivität sowie Flexibilität steigen und die Komplexität der damit verbundenen Abhängigkeiten abnimmt. Allerdings darf bei Digitalisierungsprojekten nicht nur die Technologie im Vordergrund stehen, sondern auch der Mensch. Daher möchte ich euch im ersten Teil meines Blog-Beitrags zeigen, wie ihr die Anwendung Office 365 Schritt für Schritt einführen und mit welchen Ansätzen ihr euren Mitarbeitern die Services rund um Exchange und SharePoint einfach zur Verfügung stellen könnt.

Office 365 – Mit kleinen Schritten beginnen

Ihr stimmt mir sicher zu, dass die vielen Tools und Services des Office 365 Portfolios jemanden bei erstmaliger Betrachtung sehr schnell überfordern und man leicht den Überblick verliert. Hier gibt es Verzweigungen zwischen verschiedenen Services – beispielsweise SharePoint zu Sway, Exchange zu Groups, oder etwa Skype for Business zu Teams - die ihren Mehrwert scheinbar erst dann entfalten, wenn man sie auch zusammen nutzt.

Ihr müsst allerdings nicht immer gleich den ganzen Office-365-Blumenstrauß von Services und Funktionen nutzen – auch wenn er bereits komplett lizenziert in der Schublade liegt. Schließlich geht es doch darum, schnell kleine Mehrwerte zu generieren und vor allem euren Mitarbeitern eine Möglichkeit zu geben, effektiver in ihrem beruflichen Alltag reagieren zu können.

Das Periodensystem von Matt Wade liefert eine umfangreiche Erklärung und Auflistung der Office 365 Services und Funktionen: Quelle: http://periodictableofoffice365.azureedge.net/#/office365/en

In vielen Kundenprojekten bekomme ich oft die Frage „Was kann man denn alles mit Office 365 machen?“ gestellt. Dafür gibt es natürlich keine pauschale Antwort. Vielmehr hängt die Beantwortung dieser Frage vom Unternehmen und den jeweiligen Anforderungen ab. Auch muss der vollumfängliche Schritt zu Office 365 mit allen Möglichkeiten und Lösungen nicht unbedingt fest datiert und in eine Zeitschiene gedrückt werden.

Nach dem Motto „Weniger ist oft mehr“ möchte ich euch im Folgenden zeigen, wie euer Unternehmen mit einfachen Ansätzen schnell Mehrwerte generieren kann und welche Services von Office 365 dafür notwendig sind. In diesem Teil gehe ich vor allem auf Exchange Online und SharePoint Online ein.

E-Mail-Umstellung auf Exchange Online

Der einfachste und schnellste Weg, um Office 365 Services wie Exchange Online zu nutzen, ist es, direkt auf Exchange Online zu migrieren. Zugegeben, dieser Ansatz ist im Gegensatz zur Einführung von SharePoint, Skype for Business oder Teams weniger komplex. Wenn es jedoch darum geht, die Postfächer, E-Mail-Konten und -Benutzer von dem aktuell selbst gehosteten Exchange Server auf Exchange Online zu bringen, ist dies mit einer überschaubaren Planungsphase sowie einer nachfolgenden Migrationsphase ein gängiges Szenario, mit dem euer Unternehmen den ersten Schritt in die Office 365 Cloud gehen kann.

Hinsichtlich der technischen Themen müssen zunächst die Benutzer- und Identitätsverwaltung, Auto-Discovery-Funktion sowie Postfacharchivierung analysiert werden. Der Vorteil besteht vor allem darin, dass ihr kurz- und mittelfristig die eigenen Exchange Server abschalten könnt.

Für die Migration von Exchange On-Premise zu Exchange Online bietet Microsoft selbst Tools und Möglichkeiten, um beispielsweise die Postfächer oder Adressbücher eurer Mitarbeiter zu migrieren. Ebenfalls habt ihr die Option einer IMAP-Migration – also der Migration des Netzwerkprotokolls, das ein Netzwerkdateisystem für E-Mails bereitstellt. Auf diese Weise ist es einfach und unkompliziert möglich, die Postfächer von anderen Webmail-Anbietern zu migrieren.

Für euch als Anwender sowie für eure Mitarbeiter ändert sich nichts. Ihr könnt weiterhin Outlook als E-Mail-Client nutzen und hiermit eure E-Mails und Adressbücher verwalten.

SharePoint Online als Kollaborationsplattform

Auch das Bereitstellen von SharePoint muss nicht unbedingt ein großangelegtes Projekt sein. Die Zeiten in denen ihr noch seitenlange Intranet- und Plattformkonzepte geschrieben habt, liegen nämlich schon weit zurück.

Ganz ohne Strukturierung und prozessrelevante Informationen geht es aber leider auch nicht. Wichtig für einen schnellen und vor allem unkomplizierten Einsatz von SharePoint ist vor allem das Involvieren euer Mitarbeiter. Das bedeutet, ihr müsst die „Betroffenen“ zu „Beteiligten“ machen. Ihr solltet wissen, dass das Feedback aus den Fachabteilungen ein wichtiger Punkt ist, denn oft sind es die Mitarbeiter aus euren Fachabteilungen die wissen, wie der Arbeitsalltag wirklich aussieht. Ein Beispiel: Die Kollegin aus der Finanzabteilung kann in der Regel genau definieren, was ihre tägliche Arbeit behindert und ist in der Lage zu erläutern, was ihr helfen würde, um reibungsloser arbeiten zu können.

Ihr müsst nicht von Anfang an eine große Intranet- oder Portaleinführung haben, um eure Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Hier könnt ihr bereits mit kleineren Ansätzen einen großen Mehrwert schaffen. Wenn ihr zu Beginn die Standardmöglichkeiten einer Publishing-Seite von SharePoint nutzt, um dort eine Navigation aufzubauen und für die einzelnen Fachabteilungen jeweils eine Site-Collection bereitstellt, können die einzelnen Abteilungen bereits erste Erfahrungen mit SharePoint machen.

SharePoint Standard Site Collection. Diese kann individuell auf Fachabteilungen und Dokumenttypen angepasst werden. Quelle: eigener Screenshot.

Wichtig ist, dass ihr vor allem darauf achtet, die Vorteile von SharePoint klar hervorzuheben – etwa gegenüber den klassischen File-Share-Mustern. Die Vorteile von SharePoint bestehen beispielsweise darin, dass Fachabteilungen mit dieser Anwendung transparent zusammenarbeiten können, Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar werden und dass vor allem Metadaten genutzt werden können, um Dokumente sauber und nach Dokumententypen zu pflegen.

Zum Start könntet ihr beispielsweise eine Site Collection mit zwei Bibliotheken, einem einfachen Metadatenkonzept sowie einer Aufgabenliste bereitstellen. So können eure Mitarbeiter in den einzelnen Fachabteilungen ihre Aufgaben und Termine in SharePoint zentral pflegen, parallel an Dokumenten arbeiten und unabhängig von Ort oder Zeit auf die Plattform zugreifen.

Mit diesem Ansatz sind eure Fachabteilungen in der Lage, schnell mit SharePoint zu arbeiten und sich bereits mit den einzelnen Funktionen vertraut zu machen. Plant ihr im Nachhinein weitere Ausbaustufen, kann das erlangte Wissen sehr hilfreich sein, da eure Mitarbeiter dann bereits erste Erfahrungen im Umgang der neuen Anwendung sammeln konnten.

Fazit

Wie ihr gesehen habt, muss es bei Digitalisierungsprojekten nicht immer bereits im ersten Schritt von Null auf Hundert gehen. Mit Office 365 habt ihr die Möglichkeit, schrittweise einzusteigen und eure Mitarbeiter nach und nach an die neue Technologie zu gewöhnen. Die genannten Vorgehensweisen können euch dabei hilfreich unterstützen.

Im zweiten Teil meines Blog-Artikels werde ich darauf eingehen, wie ihr Yammer als internes Unternehmensnetzwerk und Microsoft Skype for Business für Konferenzen oder Telefonate nutzen könnt und wie es mit der Lizenzierung sowie Planung der Office-365-Plattform für euer Unternehmen aussieht.

Wenn ihr überlegt, Office 365 einzuführen, euch aber noch nicht ganz sicher seid, welche passenden Bausteine ihr auswählen sollt, werft doch einen Blick auf unsere Website . Unsere Microsoft-Experten unterstützen euch dabei.

Der vollständige Artikel ist auch im web&mobile DEVELOPER vom 17.5.2018 erschienen.

Autor: Benjamin Lanzendörfer

Benjamin Lanzendörfer ist Teamleiter für den Bereich Business Productivity bei adesso. Zu seinen Schwerpunkten und gehören vor allem Microsoft SharePoint, Office 365 und Azure. Außerdem spricht er auf diversen Konferenzen und ist Autor verschiedenster Artikelveröffentlichungen.

Kategorie:

Microsoft

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