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Einführung der E-Akte

Verschwenden Sie keinen Platz mehr und senken Sie Ihre Kosten

Nutzen Sie die Chancen der digitalen Transformation und legen Sie sämtliche Dokumente, die in Ihrer Behörde erzeugt werden oder eingehen in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv ab. Auf diese Weise sind Ihre Dokumente mit nur einem Klick abrufbar.

Die elektronische Aktenführung (E-Akte) umfasst die komplette behördliche Schriftgutverwaltung - inklusive der digitalen Archivierung nach TR-ESOR, elektronischer Posteingang nach TR-RESISCAN sowie die umfängliche Vorgangsbearbeitung. Ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtemanagement gewährleistet, dass nur befugte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen erhalten. Detaillierte Versionierungen und Beweiswerterhaltung schließen Manipulationen digitaler Inhalte aus.

Wir unterstützen Sie bei diesem Digitalisierungsprozess. Unsere Experten setzen die Integration und Migration aller notwendigen und gewünschten Systeme und Altdaten in die E-Akte um. Bei der Einführung und Umsetzung der E-Akte achten wir besonders darauf, dass die Rechtssicherheit gemäß der hohen behördlichen Ansprüche gewährleistet wird. Bei Bedarf unterstützen wir Sie auch dabei, überholte Strukturen und Abläufe zu optimieren.

Gemeinsam erfolgreich

Als Premiumpartner setzen wir gemeinsam mit unserem österreichischen Partner RUBICON als Produkthersteller und der TechTalk als Technikpartner erfolgreich E-Akte-Projekte um. Für das effiziente Management von Geschäftsfällen und Vorgängen wird als Produktlösung ActaNova eingesetzt.

Damit die Projekte zum Erfolg führen, werden folgende Leistungen erbracht:

  • Ausgewählter Einsatz von Projektmanagementmethoden (klassisches Projektmanagement vs. iteratives/ agiles Projektvorgehen)
  • Produktkonfiguration und Customising an Ihre individuellen behördlichen Gegebenheiten
  • Integration in alle notwendigen und gewünschten Systeme
  • Individuelle Abbildung der Vorgangsbearbeitung über Prozessdesign
  • Ausbildung des Fachbereichs mit modernen didaktischen Methoden durch individualisierte Nutzerschulungen und e-Learning-Unterstützung
  • Wartung und Betrieb
  • Anforderungserhebung im Interaction Room nach IREB®-Standard in frühen Projektphasen

Digitalisierungschancen systematisch erarbeiten

Die digitale Transformation bedeutet eine umfassende und nachhaltige Neuausrichtung der gesamten Prozessorganisation. Wir haben die passenden Methoden parat. Dazu zählen unter anderem speziell von und für adesso entwickelte Workshop-Formate, Prozessanalyse und -design, Changemanagement und Kommunikationsverfahren sowie an Rahmenbedingungen der Öffentlichen Verwaltung adaptierte Anforderungs- und Auswahlprozesse. Als besonders wertvolle Methode hat sich der Interaction Room erwiesen.

Hier können alle Beteiligten gemeinsam das Vorhaben und die Ziele definieren – von der IT bis zur Geschäftsführung. Am Ende wissen alle, wo es lang geht. Beim Interaction Room handelt es sich um einen echten, begehbaren Raum. Die Wände dieses Raumes, „Landkarten“ genannt, dienen der Visualisierung von Prozessen und der Darstellung von Projektdetails. Im Interaction Room arbeitet ein interdisziplinäres Team aus Fach- und IT-Experten zusammen, unter der Anleitung von in der Regel zwei Moderatoren.

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In gemeinsamen Abstimmungsrunden werden Lösungen für die zentralen Themen und Fragestellungen Ihres Entwicklungsprojektes entwickelt. Das Interaction-Room-Konzept zeichnet sich durch einfache Spielregeln und visuelle Darstellung aus.

Auf diese Art und Weise erarbeiten unsere Experten Ihre umfassende Digitalisierungsstrategie. Wir analysieren und bewerten die Möglichkeiten zur künftigen Gestaltung Ihrer digitalen Verwaltungs- und Bürgerprozesse, entwickeln ein Change- und Kommunikationskonzept und erstellen einen Masterplan, der die Umsetzung Ihrer Strategie in einem zu definierenden Zeitraum aufzeigt.

Sie haben Fragen?

+49 152 38868300

Ihr Ansprechpartner
Robert Jaksch
Senior Consultant

Keine Webseite und keine Broschüre kann das persönliche Gespräch über Ihre Ziele und Ihre Themen ersetzen. Wir freuen uns auf einen Termin bei Ihnen vor Ort.

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